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老闆很忙,請講重點》做簡報,高階主管只想聽這些

游舒帆
2015-12-16
老闆很忙,請講重點》做簡報,高階主管只想聽這些
圖片來源 : Maryland GovPics

如何對高階主管做簡報,其實我先前已經有寫過一篇很完整的文章,不過本篇我藉著某個實際案例來跟大家分享分享。

 

有ㄧ次參與高階主管會議,由一位朋友負責執行簡報,由於他知道我在簡報上的心得很多,也時常對高階主管做簡報,他將他的簡報寄送給我,請我幫他看看哪邊還需要做調整的。

 

我看了簡報後,跟他說:「這簡報可能不行。」

 

對方很緊張,立刻問我為什麼?我回答他:「議題太多,沒有建議,難有結論,註定會被K。」

 

後來我們兩個人一起針對會議的目的、對象、內容進行討論,我建議他將他條列的20多個議題經過適當的整理,其中真的需要老闆參與決策的先列出來,其它的是專業人員的問題,不應該問老闆,所以我們篩選後剩下12-15項左右,我說還是太多。

 

接著我們開始做分類,將這十多項議題分成三大類,我說,這就是你本來想要解決的三大問題,但我們不能鬆散的一個議題一個議題報告,一定要結構化,所以我們接著將三個問題間的關聯先確認下來,接著確認每個問題下的子議題,每個問題用兩分鐘以內的時間帶出子議題,以及我們對每個子議題建議的方案。

 

過程中對方問我為什麼要把建議方案都列上,他這個會議要討論的議題就是因為無法決定,所以才要送到這會議中讓老闆來決策?我告訴他:「你這些問題是專業問題,只有每天接觸這些問題的你才能給予最專業的建議,你應該讓老闆扮演選擇與決策的角色,而不是跟你一起想這些detail的內容,所以即便你要讓老闆決定,那你就要告訴他有哪些選擇,你個人建議哪一個,為什麼。」

 

所以,到這邊我們做了幾個步驟:


1.去除不需討論的議題
2.將議題做分類與歸納
3.關聯議題與子議題
4.針對每個議題及子議題提出建議方案

 

做到這邊,我們還沒開始製作簡報,但我認為簡報已經完成一半以上了,接下來就是連結適當的數據資料以及圖表,讓你的說明更清晰。

 

後來這場簡報很順利,因為所有的內容都是有結構與章法,而且會議後所有的議題都有了決議,老闆也覺得參與這場會議很輕鬆,沒有太多要他們傷腦筋的地方,他們只是扮演被告知,以及最終決策的角色。會後這位朋友跟我說:「簡報專不專業真的有差,用我本來的簡報方式,肯定被修理個半死,也沒有辦法解決我想解決的問題。」

 

簡報之難並不僅僅在設計,而是包含了前置的準備與規劃,目的是什麼,簡報的內容就要跟著說些什麼,不難,只要反覆的問自己,這樣說這樣做,能否達到本來的目的就好了。

 

延伸閱讀

你是在做投影片,還是大字報?做出好簡報,必須拋棄的4個錯誤觀念

 

原文出處

gipi的學習筆記授權轉載

 

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