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做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則

esor huang(異塵行者)
2016-09-01
做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則
圖片來源 : Unsplash
多年來電腦玩物都很關注時間管理的方法,也累積了大量想寫的相關草稿,在之前這篇總論:「如何挑選時間管理工具」獲得不錯迴響後,我想以短篇實用風格開始「時間管理系列文章」寫作。
我先把這個電腦玩物新專欄命名為「時間技客」,技客者,取其「用『特殊技能』解決『具體現實問題』之意。」希望這個系列是以創意實作為特色。
而今天這個短篇,就讓我來分享一個「做得到」的待辦清單列舉技巧,多年前「A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule」這篇文章提出的「1-3-5 待辦辦清單法則」,當然經過我實作後,下文介紹加上了我個人的修正。

一,你的待辦清單軟體中打了太多星星,但根本做不到嗎?

「1-3-5 待辦清單法則」很簡單,就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量,並依序排列你的清單:
  • 每天 1 件重要任務
  • 每天 3 件中等任務
  • 每天 5 件小型瑣事

原始提出者甚至提供了像下面這樣的清單範本,提供你下載列印,當作自己的每日任務清單:「1-3-5-todo list 下載」。
 
為什麼要設限?不能自由列出我想做的事嗎?
我們只要回想:自己原本的待辦清單,為什麼常常列了很多「想做」的事,很多任務打上星號提醒自己很重要,最後卻每天留下一大堆未完成任務,甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏,讓自己「猶豫不決無法明快決策」?就知道「設限」很重要。
事實上,每天都時間有限,所以我們可以完成的任務也有限,若不設限,反而讓自己在太多「想做」的事情中,東摸西顧,迷失了「去做吧!」的動力。

二,找回「有重心」的工作方式:

轉換你的觀念,放下「每天想要把所有事情完成」的執念,因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。
拾起新的想法:「每天只要能往前邁出重要的一步就好」,雖然不一定能讓你更快到達終點,但一步一步邁進,終究會到,並且腳踏實地才不會中途迷失方向。
因此我對「1-3-5 待辦清單法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用,就像我常說的「瑣事做到好,專案做到死」。
而「1-3-5 待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」,那麼,什麼事情應該放在第一件任務呢?這時候可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇:
 
  • 重要的事可能是未來一到數個月之間大目標的大型任務,完成後可以產生高價值,但不是可以立即完成,例如我要寫一本書,會有必須完成六個章節的六個大型任務。
  • 重要緊急的事最好避免事情變成重要又緊急,例如明天新書要截稿,但我還有一章節沒寫完。
  • 緊急但不重要的事這幾天必須完成的小型任務,或是完成也不會高度提升工作價值的事,例如主編要我今天交出新書的序。
  • 不緊急又不重要的事通常是那些想做但做了不一定立即產生高價值的事(但也可能長期累積會產生高價值),例如想要開始每天晚上做運動。

在「1-3-5 待辦清單法則」中,就能對應上面四個象限的任務來安排清單:
 
  • 每天 1 件重要任務:放入一件最重要的任務,例如今天要花六個番茄鐘寫年底新書第一個章節。
  • 每天 3 件中等任務:如果還有重要並且快要變緊急的事,優先放入中型任務。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務,例如寫一篇序。
  • 每天 5 件小型瑣事:放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務,可能是緊急但不重要的小型任務,或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運動30分鐘。


三,「1-3-5 待辦清單法則」要花掉每天多少時間?

我們來算算看,這九件事情的時間花費:
  • 每天 1 件重要任務:花三個小時,共六個番茄鐘(可以分成兩個時段)。
  • 每天 3 件中等任務:各花一個小時,總共也花三小時
  • 每天 5 件小型瑣事:各花20到30分鐘,預估總共會花掉兩個小時

這樣的工作時間是多久?答案是 8 個小時,不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎?已經佔掉整天的1/3。
而且這8個小時還是指全力工作狀態,如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間,還有你可能被叫去開會,或是要參加什麼活動的時間,其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了,你每天根本沒有 8 小時認真工作的時間。
所以不要覺得「1-3-5 待辦清單法則」好像很少,應該說我們時間本來就有限,做不完那麼多事情,所以才利用「1-3-5 待辦清單法則」找回工作重心。
「1-3-5 待辦清單法則」不僅夠用,而且最好我們還不要把他列滿,每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。

四,我的「1-3-5 待辦清單法則」實作成果:

下面我就來舉自己的例子做改造實驗,我的 Evernote 子彈筆記法中,就是列出每天的待辦任務並打上星星,原本看起來可能像下圖這樣,確實「想做」的太多,最後根本沒辦法做好,而且缺少「推進重要工作」的進度。
 


那麼經過「1-3-5 待辦清單法則」改造呢?我自己做了一些方法上的修正,變成:

 
  • 1:今天最重要的事:

我從標上[!重要]標籤的 Evernote 專案筆記中,找到一個必須開始準備的進度,就是我最近正在研究幾個月後要開設「時間管理實作課程」(請各位有興趣的讀者好好期待),而為了不要死到臨頭準備不及,現在就應該開始推動進度,而且我給他一天三個小時的時間,可以分段,來推進這個進度。
  • 3:早午晚三件事:

時間允許的話,我會把三件中型任務分配在早午晚,三個時段,讓工作生活有個平衡,不要都只是完成工作任務。例如早上要撰寫一篇部落格文章(就是這篇),中午後要進行《(全新增訂版)Evernote 100 個做筆記的好方法》新書的任務,晚上下班後抽空好好構思下一篇文章的大綱。

  • 5:其他五件瑣事:

剩下的部分,我就放入一些工作上的雜務,或是其他比較次要但想做的事情。
而多出來放不進去的任務,先放入未來一週內其他日期有空的清單,或是放入任務暫存區(我現在會把要做但暫時排不進每日清單的任務,先剪貼到每月子彈筆記的暫存區「其他任務」,每週要排下週任務時再擇要放進來)。
如果對我的每月子彈筆記法有興趣的朋友,可以參考下面圖片。
以上,就是推薦大家可以試試看的「1-3-5 待辦辦清單法則」,希望可以幫助大家設定出「真的做得到」,並且能「專注推進重要進度」的有效待辦清單。

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