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想給對方建議,卻怕傷了和氣?4件事,讓團隊成員聽進你的意見回饋

SmartM/蘇彥誠
2018-09-24
想給對方建議,卻怕傷了和氣?4件事,讓團隊成員聽進你的意見回饋
圖片來源 : Pixabay

【SmartM解讀】給予回饋的技巧有很多種,而哪一種最適切也得考量意見的內容、對方的性格、彼此的關係、發生對話的場景等要素。

一個團隊如果想要成長,成員間彼此的意見回饋就相當重要。意見回饋能讓彼此進步,我們藉此知道自己的不足與疏失,也藉此幫助其他團隊成員更進步。從成長型思維的觀點來看,給予回饋、接受回饋不僅重要,更幫助我們注意練習、不斷改善、精進自己,是把事情做得更好的一大關鍵。

不過,給予意見回饋需要良好的溝通技巧,否則容易傷害團隊成員間彼此的關係,也難以讓重要的意見回饋被對方聽進去。

以下是給予意見回饋時,為了讓溝通更流暢,我們應該記住的4件事。

1. 得到對方的允許

首先,給予意見回饋前,我們必須得到對方的允許。換句話說,只有在對方允許我們給予意見時,我們才向對方說出這些回饋。

尋求對方的允許可以用隱含的語氣,也可以用明確的語氣。事實上,以明確的語氣詢問對方是更理想的方式,可以這樣詢問對方:「我想給你一些建議,你願意聽一聽嗎?」、「我可以給你一些意見回饋嗎?」

這樣的問法或許令人難以開口,卻是非常重要、有幫助的事情。事先尋求對方的允許,能表達我們對他的尊重,也讓對方理解我們並不是要評斷他,而是要給一些有幫助的意見回饋。相反地,不請自來的意見回饋時常令人反感、有敵意,也很難讓接受者專心聆聽,即使這個意見確實正確、也很有價值。

2. 釐清我們的動機

釐清我們給予意見回饋時,背後所隱含的動機、意圖,是相當重要的一件事。試著問自己:「為什麼我們要給對方這些回饋?」、「我們是真的希望對方更成功嗎?」、「或者我們只是想證明自己的觀點更好、只是想防衛自己的立場?」、「我們的動機其實只是想控制他們的行為、掌控不如自己預期的情況?」

確實,我們給予回饋可能同時存在很多動機,但有時候某個動機會比其他來得更強烈。如果我們能夠對自己誠實,釐清真正的動機與意圖,會幫助我們決定這些意見是否該說出口,而這些意見是否真正對接受者有幫助。

3. 精進溝通的技巧

要有效地給予回饋,確實需要溝通與說話的技巧。想發展這樣的溝通技巧,需要的正是大量的實際經驗。當我們更樂意給予回饋,也更喜歡接受回饋時,我們便能一天一天習得這些溝通技巧。

因此,試著在工作中尋找機會給予回饋,也尋找機會主動尋求同事的建議。如果你是團隊的領導者,也能在團隊裡建立「意見回饋」的機制,讓成員間彼此給予意見成為一件非常普遍的事情。

當然,給予回饋的技巧有很多種,而哪一種最適切也得考量意見的內容、對方的性格、彼此的關係、發生對話的場景等要素。有時候,特別在職場工作中,直接而明白的意見回饋很有效率;不過有時候,在輕鬆的閒聊中給予意見回饋,對方甚至不知道自己正在接受回饋,卻是最適切的方式。如何分辨當下該採取什麼說話方式,端看我們的溝通技巧,以及對於當下情況的觀察力。

4. 考量與對方的關係

給予意見回饋時最重要的考量點,就是我們與對方的關係為何。我們或許已經得到對方明確的允許、有最正向的動機意圖、也擁有良好的溝通技巧,但如果我們與對方的關係不夠堅固,或者與對方的關係緊張,我們還是很難讓對方願意聆聽這些意見回饋。

同樣地,當我們收到來自兩個不同人的相同回饋內容,我們往往會對這兩個回饋有不同的回應,而主要的根據就是我們與對方的關係為何。如果我們知道對方是個欣賞自己、信任自己的人,我們便會樂意接受他的意見回饋,並且認為這些意見是正面、有幫助的。相反地,如果對方是我們不太認識的人,或者與對方之間還有些爭執尚未解決,那麼便很難接受他的意見回饋,也更容易認為對方的回饋背後有不好的動機意圖。

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參考資料

Business Insider

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