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新書搶先看》白宮工作準則:別在電子郵件誤了大事!

莉婭・博曼,傑瑞米・伯納
2018-12-07
新書搶先看》白宮工作準則:別在電子郵件誤了大事!

電子郵件提醒:酒精、生氣,以及自動更正

所有的白宮新進員工在開始工作之前,都必須參加道德操守簡報,其中諸多討論事項之一,就是如何使用政府的電子郵件帳號。道德操守課程的律師說:「不要在電子郵件裡寫下任何你在華盛頓郵報頭版上看到會感到不舒服的內容。」這是非常好的建議,尤其是現在,駭客入侵郵件已經成了吸引大量觀眾欣賞的運動。你所寫下的任何過激、不當、低下的言論,都可以隨時隨地被轉寄或摘錄,所以你要字字斟酌。轉寄你所收到的電子郵件可以大大節省時間,但要確認你所轉寄的東西不是機密文件或聲名狼藉的內容。如果某封電子郵件僅供你個人參考,把它轉寄出去就很糟糕。
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愈來愈多的互動是發生在簡訊或電子郵件上。因為沒有辦法讀到對方的臉部表情、肢體語言、語氣變化,很容易就會誤解訊息。當你和一位剛度假回來的同事打招呼,你帶著燦爛的笑容說:「終於!我以為你永遠都不回來了!」你所傳達出來的訊息,跟電子郵件上寫著:「終於!我以為你永遠都不回來了!」所傳達出來的訊息很不一樣,後者可能被解讀為你在抱怨。我們所知道的一些第一和第二夫人都使用簡潔友善的電郵風格,總是以溫馨的問候開場,然後直接切入重點,結尾則在簽名前附上一句親切的祝福「祝一切順利」、「想念你」做為總結。第一夫人必須保持電子郵件的簡短,因為他們都很忙碌,也因為一直都有人想要駭入他們的帳號,這就是為什麼他們從來不會把不想讓全世界看到的事情寫進去。這是個很好的方法。
以下是一些要訣,可以避免你在職場上傳簡訊或寫電子郵件時產生誤解:
簡單明瞭。沒有聽到說話者的語氣,或看到隨著眼珠滾動的微笑,很難辨別出你是在挖苦諷刺。請把表情符號和誇張的標點符號保留給朋友。訊息全部用大寫字母寫出,則表示生氣。
要即時。迅速回覆,即使只是告訴對方你目前無法確切回覆,但會盡快恢復聯繫。這樣發信者才不會誤解你遲遲不回信,是因為沒興趣或不尊重(私人信件則可以比較從容地回覆)。
要有禮貌。在「主旨」行中說明你寄發郵件的原因,如果你寄郵件給不認識的人,請用恰當的問候,例如:「親愛的史密斯女士」。在商業電子郵件中,請用跟正式寫信一樣的格式。避免縮寫,像是:用「thx」代表「thanks」,這樣才不會顯得你過於匆忙或過於隨便。除非你正在即時收發一封電子郵件,你應該在郵件結尾處使用同樣的形式,例如萬事如意、衷心問候,以及你的名字。加上標準的簽名,包括你的名字、頭銜、工作地址、電話號碼,以方便想跟你保持聯絡的人。
別讓酒精來搗亂。避免在喝了一兩杯酒之後回覆業務問題。你的回覆會缺乏連貫性與應有的思考,結果你可能隔天還必須重寫一遍。
不要過度反應。當你收到讓你心煩的訊息,回覆之前先冷靜一下。提醒你自己:電子郵件是永恆的。我們當中有多少人曾經在回覆的時候,小題大作地發洩怒氣,結果換來一輩子的後悔?就跟處理衝突一樣,深思熟慮過的反應,比匆匆忙忙的好。如果你能保持冷靜,有條不紊地釐清事實,你可以產生更大的影響力。不要輕易點下「全部回覆」按鍵。否則你可能會把郵件傳給不應該看到的人,或是對不需要看到的人造成困擾。
仔細檢查一切。自動更正、自動填滿、自動回覆都可能是危險的。莉婭曾經將她的合併報稅附件寄給了一名華盛頓的消息靈通人士,因為他的姓跟莉婭的會計師很相似。如果你想確保不會太快把郵件寄出去,你可以把「收件人」這一行先空下來,等到最後一秒再填上,這樣可以避免你在還沒有考慮周全之前,就把草稿寄出去了。
表達感謝。透過電子郵件寄一封文情並茂的感謝函是可行的。雖然它比不上親手寫的來函,但總比完全沒想到謝謝人家要好。(本文摘錄自《善待他人,也不委屈自己:贏得人心的白宮社交之道,讓你高效合作、化解危機、建立關係》先覺出版)

 

書籍介紹
作者:莉婭・博曼, 傑瑞米・伯納
出版社:先覺出版
出版日期:2018年11月
 
莉婭・博曼, 傑瑞米・伯納

莉婭的資歷與以往典型的白宮社交秘書不同,她並非來自知名的政治世家,也不是特別擅長交際,可說是被安排到不尋常工作崗位的普通老百姓。透過在白宮裡與各方人馬的互動:職員、同事、各界人士和各國賓客,以及美國總統夫婦,她發展出獨特的方法,以應對各種工作情境與突發事件,進而有效率的達成目標。

 

喬治城大學拉丁美洲研究所畢業。莉婭曾在美國權威智庫「戰略與國際研究中心」(CSIS)負責募款工作,並為美國前國務卿暨智庫顧問季辛吉的專案籌畫相關活動。她曾是前副總統錢尼的社交秘書;在2002~2003年,擔任副總統夫人琳恩‧錢尼的幕僚長;在2004~2007年,擔任白宮社交秘書。現在莉婭是America’s Table網站的創建者,目前居住於華盛頓特區。

 

傑瑞米・伯納
傑瑞米是第一位擔任白宮社交秘書的男性。非典型白宮政治玩家,並非天生懂得人際互動技巧,卻在玩弄政治一點都不誇張的環境裡成為研究人性的專家,發展出一套可以在面臨僵局時刻解危的方法,並且發覺它也可以應用在各種工作和生活情境中,於是與另一位不同黨派的前白宮社交秘書莉婭合作出書,藉由在白宮的寶貴經驗,與讀者分享更自在與人相處的方法。
傑瑞米曾參與美國前總統柯林頓的競選活動,以及1993年就職典禮委員會的籌備工作,並且由柯林頓任命進入總統藝術諮詢委員會,之後在民主黨全國委員會擔任募款工作。在歐巴馬總統執政期間,傑瑞米擔任國家人文學術基金會白宮聯絡人,以及美國駐法國大使的高級顧問;在2011~2015年,擔任白宮社交秘書和總統特助。現在他是策略諮詢公司MB Global, LTD的創辦人與總裁,居住在洛杉磯。
 
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