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新書搶先看》抓住「流動」瓶頸,讓你專案不再卡關!

美崎榮一郎
2018-12-14
新書搶先看》抓住「流動」瓶頸,讓你專案不再卡關!

專案效率化,關鍵在擊潰「瓶頸」

在決定工作的優先順序、尤其是專案等級的工作時,我希望各位能先記住一件事。
那就是思考工作的「瓶頸」(bottleneck)在哪裡。
我想絕大多數的人都知道,瓶頸顧名思義,就是「瓶子的頸部」。
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各位只要想像一下葡萄酒瓶,就很好懂了─瓶子上面的部分比較細,對吧?因此,和水桶腰的牛奶瓶比起來,要從葡萄酒瓶倒出等量的液體,會比較花時間。
同樣的,分割工作後所得到的一道道工序之中,如果有一道工序不動,整體工作就都動彈不得的話,用比較簡單的說法來形容,這道讓整體工作進度變慢的工序,就叫做「瓶頸」。
不管是什麼樣的工作,一定都有其自身的瓶頸。如果能夠最優先解決這道工序,整體工作的效率就會大幅提升。
意思就是說,在為專案等級的工作安排優先順序時,重要的就是找出瓶頸,先布好局,以免被這道工序延遲進度。
本章要告訴各位的,就是找出工作的瓶頸後,該如何處理。

洞察「瓶頸」的火眼金睛

思考工作的瓶頸時,以下兩點很重要。
第一點是掌握與該工作有關的人。
專案級別的工作,無法單靠自己一個人完成。業務、企劃、開發、總務、會計……不管什麼樣的工作,都會牽涉到專案成員、同事、主管、下屬、客戶與顧客等,過程中經常會受到其他人的影響。
另一點則如同我在上一章解說的,要理解工作是「由多項作業組合而成的」,掌握各道工序。
與工作有關的人,以及構成這項工作的作業—掌握這兩點,就會知道「瓶頸」在哪裡。
好比以製作這本書為例,身為作者的我和編輯、負責書籍設計的設計師、印書的印刷公司負責人等等,都是相關人員。
而將「書籍製作」的工作簡單分解之後,就會得到下列的工序:
  1. 寫稿
  2. 進行編輯作業
  3. 決定書名
  4. 委託設計師設計內頁和裝幀
  5. 確認將稿子套進實際設計格式的「長條校樣」
  6. 確認、修正裝幀
  7. 提交給印刷廠
另外還有非常多細微的工序,不過大致上的流程就是這樣。
這項工作中主要的瓶頸,就在我所負責的工序,亦即「寫稿」一項。
因為如果我沒把稿子寫出來,書籍的製作就不會有任何進度。內容沒確定,就無法決定書名。不決定書名,就沒辦法委託封面設計。就像這樣,乍看之下似乎能分別由每個人同時並行的工作,只要掌握相關人員和工序,就可以輕易發現瓶頸所在。
又比如開會的時候,其瓶頸就在於決定開會日期的工序。決定開會的日期看起來好像很簡單,但萬一相關人員數量眾多,或是與會者都很忙的話,就很難安排日期,在溝通上會花費很多時間。
時程一直定不下來,開會的日程不斷延後,就會導致該在這段期間有進展的作業停滯不前。
公司的重要會議日期通常會是固定的,就是為了讓這部分的溝通能夠效率化。像「每月第三個星期一」這樣定下來,就能省去往來溝通的麻煩了。
當然,我們也常會遇到在會議結束後,不當場決定下次開會的日期,反而說「日後再寫信安排、通知」。像是這樣的行為,也會創造出新的瓶頸。
因為延後「決定日期」的工序,就必須在沒有結果的郵件溝通上浪費時間。先前已經說明過:「延後瓶頸」,會成為整體專案或工作進度大幅延遲的原因。因此在決定工作的優先順序時,先找出瓶頸,從瓶頸下手是很重要的。

抓住「流動」的瓶頸

到目前為止,我已經告訴各位工作中存在著瓶頸了,而在審視瓶頸所在的時候,還有一項重要的事。
那就是要知道「瓶頸會動」。我在前面以製作本書的流程為例時,談到瓶頸在於我的工序,也就是寫稿。那麼,假使我寫好了稿子,「製作本書」這個專案的瓶頸就徹底消除了嗎?答案是「並沒有」。
在我寫好稿子之後,這次的瓶頸可能會變成「編輯作業」。就算編輯作業毫無延誤地結束,「決定書名」的工序也有可能變成瓶頸。畢竟不決定書名,就無法委託裝幀的設計。
截至這本書為止,我已經出版了超過三十本書,也經歷了幾次「書名定不下來,工作沒有進展」的情況。
就像這樣,瓶頸並不是固定的。只要狀況改變,瓶頸就會移動。
雖然先前提過,「瓶頸」一詞,顧名思義就是「瓶子的頸部」;不過實際上,還請各位把它想成「塞在庭院灑水用水管中的石頭」。水管的彎曲和水量等狀況不同,石頭的位置也會有所移動。
尤其是曠日耗時的長期專案,很容易在過程中產生新的瓶頸。因此,我們始終必須在掌握瓶頸位置的同時,安排好事務的優先順序。
當然,這不只限於書籍的製作。
商品的開發、製造、活動企劃、建構網站和戰略立案等所有的專案,也都是如此。
即使消除了一個瓶頸,前進到下一道工序之後,也會再產生新的瓶頸,例如判斷和裁決延誤、零件交期延誤、調整延誤……。
反過來想,每當專案進行到下一道工序,就先找出瓶頸並將之消除—只要重複這樣的作業,自然就能安排出最佳的優先順序。(本文摘錄自《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》方言文化出版)
 
書籍介紹

作者: 美崎榮一郎

出版社:方言文化出版

出版日期:2018年11月

美崎榮一郎

商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門,以專案經理人的身分活躍。初入職場時,每月加班上百小時,後嘗試調整工作方式,彙整出本書精華,再也不必加班,實現「中午12點上班、下午5點下班」的理想生活。有「超級上班族」(Super Salaryman)的美譽。

任職花王期間,曾與Nikon共同開發「多視角圖像解析系統」,並參與研發Attact(一匙靈)、Sofina(蘇菲娜)等系列暢銷產品。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會,曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約不絕。

著有《成功者的筆記本都記些什麼?》、《為何一流外商企劃都習慣列出早晨清單》、《丟掉50個壞習慣,懶熊也能訂做成功新生活!》等暢銷書。

 
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