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兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數

EsorHuang(異塵行者)
2019-01-13
兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數
圖片來源 : pixabay
很多讀者會寫信來詢問我一個困擾:「自己每天列出來的待辦清單常常做不到」,應該如何解決這樣的問題呢?
很不會列待辦清單,更不會安排時間,每次花了許多心力做出來的計畫,最後都成為無法達成的明日清單,於是讓安排時間愈來愈挫折。
你是否也遭遇這樣的困擾呢?
有沒有什麼簡單的方法,可以讓自己更容易排出有效的待辦清單呢?
讓我來試試看一層一層拆解這樣的問題。

第一層問題來源:什麼時候做?做些什麼?

大家覺得「待辦清單」應該寫上什麼?既然是待辦,那麼就是要寫上「什麼時候做?」「做些什麼?」我們的任務有沒有少了這兩個關鍵要素呢?
如果沒有設定「什麼時候做」,那就只是想做,但想歸想,卻不知道什麼時刻應該動手,那些時間就會被其他事情淹沒,或被自己給打發掉,最後就會真的沒有時間動手。
如果沒有設定「做些什麼」,那就只是空想,可能只是一個模糊的想像,卻不知道真正應該採取的行動是什麼,這樣就算時候到了,又怎麼去採取行動呢?
例如在待辦清單上寫「完成文章」,看似是一個很正常的待辦清單任務,但仔細一想,什麼時候要做呢?上班、家庭生活之外有哪個空檔有辦法做?完成文章時又應該做些什麼呢?
當然,這樣的任務有時也會做到,但更容易常常在什麼時候該做?真的要做時又該做些什麼?在這兩個問題上卡關,導致這個任務常常被跳過、拖延。

第二層問題來源:時間無法掌控、自己舉步不前

更懂得工作規畫的朋友,則可能遇到一個更進一層的問題,也把「什麼時候做?」「做些什麼?」寫在待辦清單了,但是壓力更大,為什麼呢?
因為時間常常無法照著我設想的走,尤其是那些自我實現有關的任務。
我設定早上六點要起床寫文章,結果不小心睡過頭。我設定下午四點要寫文章,結果臨時有意外。
更有些時候,我設定的時間到了,我也真的有時間,但是「寫完整篇文章」這個任務讓我舉步不前,我知道這是我該做完的結果,但這樣的結果也讓我感覺自己做不完,於是不想做。
這時候怎麼辦呢?

兩步驟改寫待辦清單:什麼情境做?現在可以做什麼?

對於一些簡單任務,例如只是買個東西、填個資料之類的,因為本身行動已經很單純明確,就不需要特別拆解,頂多記得加上「什麼時候做」的規劃。
但是對於一些複雜、困難任務,我會嘗試這樣列出每天的待辦清單。
  • 第一步改寫:用情境取代時間,更能有效利用各種時間。
排出時間後都無法照著做怎麼辦?不用覺得很挫折,因為我們的時間本來就會有各種意外,常常無法確定什麼時候一定有時間做什麼事情,在職場上尤其常見。
但這不代表我們無法掌控時間,我們只是很難確認什麼時候「可以行動的時間」會出現而已。
所以,不一定要確認時間,而是要確認:「那個適合的時間出現時,我知道自己應該做什麼。」這就是情境的概念。「時間」是幾點幾分要做什麼事情,「情境」則是當某種時刻出現時很適合做什麼事情。(試試看設計情境的方法:用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享
例如,當我不能做其他複雜工作,不能做複雜電腦操作,但腦袋可以運轉時,很適合用來構思文章大綱與草稿。
或像是,當我在捷運通勤時,很適合用來整理連假旅行的行程。
從時間安排,轉換到情境的安排,那麼無論我什麼時候出現腦袋可以獨立運轉的時間,無論我什麼時候下班去搭捷運,都能善用這些出現的空檔,來完成想做的任務。
  • 第二步改寫:用下一步行動取代任務結果,更能開始去做
任務結果當然很重要,但同樣重要的是,如何一步一步的去達成這個任務結果呢?
看到排了還是一直想要拖延的任務,也不用覺得很挫折,因為面對困難的事情,我們本來就會擔心、抗拒。我們不是不願意立刻開始去做,也不一定是事情很難,有可能我們只是沒辦法跨過很多步驟,直接跳到那個結果。前面的步驟沒做,如何立刻達成結果呢?
這就是改寫成下一步行動的概念,「結果」是我要達成的事情,「下一步行動」是我現在立刻可以開始做的事情。(試試看拆解下一步行動的方法:理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單
例如,空檔時間就要自己立刻寫完文章,對我來說也難如登天,但或許我可以先想好標題,或是先設定好使用者故事。
或像是,通勤時要仔細排行程,說不定手機也不好操作,但我可以先把所有想到可以去的地點都先列出來,這就簡單的多。跨出第一步,不僅給了我們開始去做的動力和勇氣,而且完成第一步,那麼這件事情就一定會變得簡單一點,持續這樣做,最後結果看起來也就變得不是那麼困難。
有時候,而且常常發生,當我可以先跨出下一步行動時,往往還有空檔時間,而已經開始的我,變得更有動力繼續採取第二、第三步行動,結果事情也完成大半。雖然還是沒有「全部完成」,但比起原本什麼都做不了,已經好上許多。

小結:

如果你也常常遇到「每天列出的待辦清單,總是不能照著我計畫去做,甚至常常做不到。」或許也可以試試看用這兩個步驟。來改寫待辦清單,提升時間利用率、任務達成率:
  • 第一步改寫:用情境取代時間,更能有效利用各種時間
  • 第二步改寫:用下一步行動取代任務結果,更能開始去做

 

 

 

 

 

 

 
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