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上班族提升工作效率與品質,必備5款APP

SmartLinkin∕曾宜婷
2015-06-02
上班族提升工作效率與品質,必備5款APP

工作並非毫無章法地埋頭苦幹,也不是想到什麼做什麼。在數位時代如何運用軟體或APP事半功倍完成工作,才是現代上班族的聰明工作術。不論是安排會議、管理工作內容,或者和合作夥伴機動性溝通,都有相關APP可以解決上班族的小煩惱。以下是QuotaDeck和 Launch Leads兩間新創公司創辦人Bubba Page,在《Inc.》雜誌網站分享的五款幫助上班族增進工作效能APP:

 

1.Slack

 

Slack是一款企業經常使用的內部溝通工具,可以將郵件、資料檔等零散的資訊整合在一起,外加內建的搜尋工具方便使用者檢索。Slack將上班工作中許多可能使用的資訊與工具都整合在同一個地方,方便團隊成員汲取資訊和交流。

 

Bubba Page規定QuotaDeck的團隊成員只能用Slack傳送資料給他。之所以捨棄電子郵件的方式,是因為每天電子郵件繁多、來源紛雜,其中包含許多由機器發送的推銷信、垃圾信,家人與親友寄發的問候,還有臉書固定的回覆通知,團隊內部資訊容易被淹沒,查找不易,降低工作效率。Slack可以幫助工作者迅速回覆內部團隊的訊息,有效組織成員到不同的媒體平台討論,將公司內行銷、業務、技術等不同部門的成員,集結到同一個工具平台上協作。此外,Slack也能整合外部系統,包括Twitter等社群平台。

 

2.Evernote

 

Evernote具備文件共享功能,分別處於地球兩端的跨國遠距團隊,也可以利用Evernote協作,從專案計畫擬定、安排會議、設定時間排程、進度追蹤、會議記錄都可以在Evernote上一次搞定。

 

此外Evernote中也有即時通訊功能。不用切換到Line、Whatsapp、WeChat視窗也可以即時溝通工作細節。此外,Evernote還有時間提醒功能,整份Evernote筆記就像是一份大型代辦清單,可以在每一份筆記記下不同專案的工作排程內容,再設定必須完成的時間,順勢顧及時間管理。

 

3.ExpenseBot

 

永遠都開不完的會、和客戶溝通、向老闆提案,處理這些工作中的大小事就已經忙得暈頭轉向了,沒有人想浪費腦力和精力在電子發票、收據和公司交通里程數的整理上。ExpenseBot可以解決這個問題,這款APP能為每一張收據做快照,自動標示日期、數量和名字,也提供便條註記功能。開車出差的時候,ExpenseBot的里程追蹤功能也很實用、方便。

 

4.Todo

 

沒有什麼比劃掉全部代辦事項更爽快的了。Todo便是一個代辦事項APP,最特別的地方就是可以將代辦事項分享到組織社群,彼此互相鼓勵完成工作進度。任務設定細節包括開始時間、完成日期、地點、註記事項。使用者可以用不同顏色標註不同類別的任務,方便日後辨認和尋找。Todo在蘋果的iOS系統中,可以和Siri語音系統搭配使用,因此上班族還可以親口下達指令。

 

5.Trello

 

Trello的特色是進行大量的整合,介面設計簡潔美觀,讓使用者工作時比較有動力。Trello可以幫助上班族追蹤工作流程,即時提供每一個專案的進度。使用者可以在一個版面上製作任務卡、分享工作量,隨時記錄工作進度,並創造核對清單,什麼時間、在哪裡、誰該做什麼都一清二楚,也可以在Trello上面留言,即時更新每個人的工作狀況。

 

延伸閱讀:讓工作成效大躍進的6種心法

 

原文出處:Inc.

 

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圖片來源:主圖、縮圖-Matthew Olivolo(CC Licensed)
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