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還不知道禍從指尖出了嗎?11個應該注意的職場email禮節

SmartLinkin∕曾宜婷
2015-06-09
還不知道禍從指尖出了嗎?11個應該注意的職場email禮節

email是職場相當常用的溝通工具,善用email能讓溝通事半功倍,但email來來往往之間隱藏許多溝通眉角,尤其是商務交流上常見的引薦信。以下為QuotaDeck、Launch Leads兩家新創公司創辦人Bubba Page,以引薦信為例,在《Inc.》雜誌網站分享的email撰寫禮儀:

 

除了平時藉由出席社交場合、會議建立人脈網絡,從人脈網中挑選合作夥伴與可用資源之外,商務人士也可以藉email書信尋求人脈網絡之外的資源,委託認識的人引薦談妥生意的關鍵人物或合作夥伴。此時不論是委託方、引薦方或被引薦的關鍵人物,都需注重email撰寫細節與禮儀。尤其是委託方,在聯繫的第一步就惹惱對方通常不會有好結果。

 

1.快速回覆

 

要求他人引薦的委託人,應該儘量立即回覆引薦者、被引薦者的信件,通常需在對方email寄發後的一個工作天內回覆。Bubba提醒應注意三個要點:立即、仔細、有禮貌。

 

2.取得對方同意後再說明

 

如果你是委託人,想將公司的服務、產品介紹給引薦人,必須先取得對方同意,切勿信件開頭就滔滔不絕介紹自家產品。若引薦人同意,他會再請你說明。如果你是引薦人,可以向委託人說:「請將背景資料和其他郵件的來龍去脈寄給我。我很高興能為你介紹其他人。」

 

3.雙向確認引薦文內容

 

委託方要求確認引薦文的內容是OK的,但也要注意引薦人最近是否太過忙碌。倘若雙方都很忙,就不必要求再次確認了,可以節省彼此時間。

 

4.密件副本

 

任何一方回覆後,就可以決定是否將信件密件副本給其他關鍵人物。選用密件副本的原因是為了保護所有收信者的隱私,並非所有人都想暴露自己的email資料給其他不認識的人。除非有一些商務上的特殊考量。

 

5.提供清楚明確的背景資料

 

如果希望引薦者向被引薦者介紹你的產品,委託者記得提供引薦者可以轉寄的產品背景資料、相關宣傳物。以下為委託者信件內容舉例:

 

「我知道你認識Alex,如果方便的話,能否請您將Alex介紹給我?我想知道他們通常如何處理OO方面的問題,以及我們如何使用他們的服務。以下是可以轉交給他的參考資料。」

 

而引薦者的信件內容舉例如下:

 

「我的一個朋友(委託者)在從事OO工作,最近在工作上遇到OO問題,對你們公司的OO服務很有興趣,能麻煩你介紹一下你們公司的服務嗎?」這些都講完之後,還必須附上保證:「我覺得這樣的介紹對雙方都有好處,且委託者頭腦靈活、容易聯繫。」

 

6.明確指出雙方利益

 

這很重要!即便雙方利益不均等,當引薦者被說服、覺得雙方都有利益時,才會願意為委託者做引薦。舉例來說,如果想為新創公司引入一筆創業基金,想請人介紹天使投資人或創投,必須說服引薦者公司未來會賺錢,如此創投才有利益。如果想為公司引入潛在客戶、拓展市場,則必須說服引薦者,公司近幾年的獲利與銷售成績可以為客戶創造更多收益。

 

7.引薦人不要害怕拒絕

 

如果覺得沒有幫委託人引薦的必要與誘因,明確的回覆原因是上策,切勿讓委託人空等。

 

8.被引薦人誠實以對

 

被引薦人若因過於忙碌而暫時無法幫忙,誠實說明才不會讓自己蠟燭兩頭燒,以下為回覆範例:

 

「感謝您的聯繫,最近因籌備OO活動,暫時無法赴約,但仍然歡迎您兩週內等活動結束再聯繫我,感謝您的諒解。」

 

沒有委託者或引薦人會因此生氣,反而可以把時間的決定權給對方。

 

9.表達感謝

 

無論引薦人是否願意幫忙搭橋、是否成功引薦,委託者務必記得感謝引薦人,這是基本禮儀。如果事情進展順利,例如成功地藉由某人的介紹得到一筆訂單或是投資基金,也可以送禮物,這有助於彼此建立良好的關係。

 

10.介紹信深思熟慮後再下筆

 

好的引薦人寫介紹信時會深思熟慮後再下筆,他們了解引薦不只是代辦事項中的其中一項繁瑣任務,一封介紹信可能開啟一段好的關係,是搭建關係的良好橋梁。如果進行順利,委託者和被引薦者都會對引薦人印象良好,這是三贏局面。

 

但引薦者也要注意,介紹信不能寫得像小說一樣冗贅,以下是Bubba提供的介紹信優良範例:

 

「Chris目前在Mimeo擔任協理,他的工作室團隊使用各種銷售工具。Chris是我之前任職於Yext的同事。如果我是銷售主管的話,Chris會是我第一個想聘僱的人。

 

Max是一個多才多藝的人,他舉辦過遍及全國的Sales Hacker大型會議,是《Hacking Sales》的作者,也是Sales Stack概念的幕後推手。

 

這兩個人都對銷售瞭若指掌,在銷售方面都具有極豐富的經驗與能力。我想您會很樂意與他們聯絡。我知道Max下週即將出席下一場大會,或許我們可以在那裡見個面。

 

祝愉快!」

 

另外還有一點要注意,如果是投資方面的介紹信,信件短一些比較恰當,因為投資公司的電子信箱通常都被塞爆了。

 

11.為收信者著想

 

無論是委託人或引薦人,都必須事先做功課,知道收信者需要什麼、能提供的利益是什麼。試試在Twitter、LinkedIn、Google搜尋對方資訊,或是詢問認識對方的朋友。如果調查後得知對方很忙,也要注意發信的時機點。

 

延伸閱讀:不用再對電腦發呆!照這4步驟,5分鐘寫完一封英文email

 

原文出處:Inc.

 

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圖片來源:主圖、縮圖-Evan BlaserCC Licensed
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