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發mail、列清單都有技巧,7個事半功倍的工作好習慣

SmartM∕程雲佳
2016-02-24
發mail、列清單都有技巧,7個事半功倍的工作好習慣
圖片來源 : Unsplash
「付出越多努力,就能獲得越多的成功」,這是幾乎是人們對職場最常見的誤解。事實上,你不能僅靠埋頭苦幹就達成最重要的目標,而是必須藉助有效能的工作方式,才能盡快收到成果。正如管理學之父彼得杜拉克(Peter Drucker)所說:「效率是將事情做對,效用則是做對的事情。」不論你從事的是什麼工作,不妨試試下列幾個方法,讓你的工作效能更高,離成功更進一步。

ㄧ、休息時間也要排進行程表

要以最有效的方式利用時間,就要先排定好所有事情的順序:工作會議、代辦事項、預約……。最好讓一件事緊接著另外一件,以便早日習慣你建立起來的習慣,這樣做的好處是不必花太多時間在摸索接下來的工作。不妨嘗試將休息時間也排進你的習慣之中,並檢視你在每項工作事務中究竟花了多少時間。

二、將任務拆成小單位

將每個月最重要的工作標記起來,然後在你的工作清單上,再仔細地分配每週、甚至是每天,要完成的工作進度。特別是當你有個大型的專案要執行時,這是最有效率的方式,讓你的時間能夠精準地分配到每個細部的工作環節上,又不致忽略整體專案的進度。

三、找出非你不可的工作

別讓你自己陷入沒意義的瑣碎事務當中,你的才能值得更重要的事情。你的工作團隊中總有其他能接手瑣事的人。若是沒有的話,網路上有專門處理這種事務的網站,例如:Fiverr和Fancy Hands,服務費用相對來說通常很便宜,他們也很樂意接手你工作上的瑣事。

四、雇用人們處理你不擅長的工作

你是否曾有過這個經驗?你正在執行一個需要寫作專長的工作專案,但你卻偏偏痛恨寫作。雇用一個真正熱愛寫作的人來接手你的工作吧!花筆錢就能減輕你肩上的重擔真是太划算了。將你的工作熱情花費在你擅長的事情上,對整體的進度而言,絕對是有所助益。

五、設定deadline,完成時別忘獎勵自己

設定完成的截止期限,是達成目標最為關鍵的一步。設定比你真正截止日期早幾天的時間,確保你準時完成所有工作,同時也可以有幾天的休息時間。提早完成工作進度也替接下來的工作帶來許多優勢。無論如何,保持進度上的領先,總是比落後要來得好。

六、遠離讓你分心的工作環境

克制住上班時想要上網、滑手機、講電話、處理私事的衝動,別讓這些事情阻礙你的工作目標。如果你養成了專注的好習慣,在上班時專心處理公司的事情,你將較有可能完成每日的工作進度,這也讓你更能充分地放鬆與享受在家的時光。

七、寫出簡單扼要的電子郵件

一個句子就能表達清楚的事情,不需要寫出整段文章,這不僅僅浪費你的時間,也浪費了收信者的。人們傾向較快回覆直接明瞭的訊息,但也別忘了寫信時要保持有禮貌的語氣。
 
 
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