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解決問題而不製造問題!善用5策略,讓開會變成快樂的事

SmartM∕謝佳穎
2016-06-13
解決問題而不製造問題!善用5策略,讓開會變成快樂的事
圖片來源 : StartupStockPhotos
開會被很多人視為工作的必要之惡,會議結後,有人快速離開,有人精神渙散,甚至可能有人心裡浮現這些OS:「這真是浪費時間」、「我還以為永遠不會結束」。身為會議主持者,你或許已經盡力主持會議,包括設定目標、計畫具體的議程,讓團隊保持在正軌上,但為何下屬或同事卻依然提不起勁?
有時候,會議如何結束比如何開始重要。Inc.網站提供以下五個策略,讓大家停止抱怨會議,甚至可能的話——期待下一次開會。

一、一定要準時結束

坐在會議室裡,既無事生產又訂不了目標,所以不要拖延開會時間。當離表定結束時間剩十分鐘左右,差不多就可以總結一下會議結果,時間一到,準時收工。如果還是有人想發表意見,就請他寄信給你,以便你排進下一次開會的議程中。最重要的是,不要拖到會議結束時間,別讓會議時間非必要的延長。

二、預留提問時間

會議通常由少數主導,所以結束前開放幾分鐘給大家發表意見。可能有人忍了整場會議,卻苦無機會開口,如果到散場都沒講出來,豈不是很難過?開放時間除了讓成員想法有機會被聽見,也能增進彼此間的交流。

三、用鼓勵結尾

每次會議結束,主動強調團隊的突出表現。讓大家感覺自己對會議和公司有所貢獻,充滿成就感的離開會議室,減輕開會的疲倦。你甚至可以讓員工們感覺,這場會議的重點是為了表揚他們。
此外,有時候為了工作效率,有些指正和檢討不可避免的得拿出來討論,如果會議結尾討論的東西並不那麼愉快,切記要承認這些話題帶來的傷害,並且用正向的鼓勵平衡內容。

四、散場時微笑致意

很多會議散場時,成員彼此點點頭、握握手,進行一些非常平淡且可有可無的交流。與其匆忙沒誠意的快步離開,何不向大家說「感謝你出席會議」,或握手同時進行眼神接觸,也可以輕鬆的聊聊工作和公司發展,記得送上一個真誠的微笑。

五、部分議題會後討論

開會最讓人厭煩的就是議而不決,討論明明缺乏重點,但卻沒完沒了。如果遲遲沒定論,那也別浪費大家的寶貴時間,請小組各別討論後等等再提出,或是讓他們回去再準備,下次開會再發表。會後和你一對一討論,都勝過全部人一起空轉、無聊得翻白眼。
 
 
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