初學者也能上手！把報表數字轉換成精彩圖表，好用的２個工具

esor　huang（異塵行者）

2016-10-27

圖片來源 : StockSnap

當你完成了一份試算報表，羅列整理了大量數據後，為了讓一些「比較」與「分析」更具體，你應該會想製作各種類的「統計圖表」，例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖（面積圖）呈現各部分在整理所佔比例的關係等等，讓你呈現報告時更有力量。

我之前在製作周勝輝老師的《銷售的科學：如文案一般的說話，像心理師一樣的觀察，40個讓客戶買單的提案技巧》這本書時，對裡面解析圖表用途的一段話印象深刻：「圖表要看『勢』，如果要看細節，就看數字報表會更仔細，所以我們必須要將數字轉為『勢』，以便客戶在瞬間就能理解整個圖表態勢。」

但是要怎麼將「一大堆的數字」，轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢？有時候製作圖表可能真的很花時間，而且對初學者來說，要去分析轉化這些數字，或是挑選一種適合的圖表來呈現並不容易，這時候怎麼辦？

如果你還不是圖表製作大師，還摸不清你的數字應該換成什麼圖表好。
或者你真的很趕時間，需要趕快做出一份好報表。
甚至是你報告時臨時需要一張統計圖表。

遇到上面這些情況，我們可以試試看「微軟 Excel 軟體」與「 Google 試算表」內建的「自動建議圖表」功能，幫我們一秒生出「適合目前數據」的各種類可用好圖表，還可以當「數據分析助理」來使用喔！

你可能還對這個有興趣：免費 Excel Google 試算表範本下載百種專業工作表格。

一、 Google 試算表的「探索」與「建議圖表」

1. 打開探索功能

在 Google 試算表中，右下方有一個叫做［探索］的功能，簡單來說，這個功能會自動分析報表的資訊，提供我們各種建議。

在 Google 文件與簡報中，也有這樣的［探索］功能，以簡報來說，探索功能就可以用來：Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計。

2. 插入自動統計的函式

例如我可以圈選某一段範圍的資料，這時候［探索］列會自動分析出他的加總、平均值、大小值。

而且我可以拖曳像是「平均值」到表格中，就會自動建立統計函式（ Google 試算表的函式還有很多利用，例如：Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機，範本下載）。

3. 查看自動產生的「分析文字報告」與「統計分析圖表」

或者我簡單選擇試算表中的某個區域，這時候右方的［探索］會呈現出這整個區域的各種統計統表與分析。

例如他製作出了一個根據年份的各單位每年營業額趨勢圖，我可以把這個折線圖直接插入我的試算表中。

而且注意看，它下方還會提供一些文字分析報告，例如這裡出現的是 A單位與 B單位在 2016 年有上升趨勢，也會出現像是 A 單位可以代表全體的 52% 這類的分析。

利用［探索］，可以提供我們分析報表很多具體的提示。