在職場上，與他人溝通是一門必修的學分。隨著科技越來越發達，溝通的管道越來越多，交換訊息也更方便快速。但是，科技並不能使我們的溝通更加順暢，還有很多誤解和衝突在言談或訊息中悄悄發生，破壞彼此的關係，導致工作無法協調，拖垮團隊進度。
John Rampton是美國知名的企業家和投資者，也是線上支付公司Due的創辦人，他要跟大家分享四個最常在職場上發生的溝通問題，還有應對之道。
一、抽象概念無法具體表達，陷雞同鴨講
要把想法具題化幾乎對每個人來說都是一大挑戰，尤其是複雜的專案計畫。因為不是所有人都有相同的資訊背景，溝通時可能因為不知道某些名詞解釋而產生雙方對事情看法的誤解。John Rampton過去在工作時，就曾經以為團隊夥伴可以理解他在想什麼，開會就直接說他的想法和策略，卻沒有引言介紹，將他人帶進脈絡中，反而使會議進行非常沒有效率。
因此，解決之道就是要讓工作夥伴知道自己整個思考脈絡，從最一開始的切入點到每一個環環相扣的概念都要說明清楚，這在團隊溝通裡是非常重要的事情。在講解時也可以善用圖表或是影音等方式介紹，讓夥伴更輕易地具象化結果，有問題也比較清楚要從哪裡發問。
二、用太多艱深名詞，把事情變複雜
團隊溝通，另外一個常發生的溝通問題就是附加太多不必要的資訊在言談之中，使同事一頭霧水，不知道真正的重點是什麼。舉例來說，若是在開財務會議，報告上期財務報表時使用太多困難的專有名詞，像是「鎖箱制度」（ lockboxes ）等使資訊複雜化，可能會讓底下的同事產生誤解，因此做出錯誤的判斷。
因此，為了讓同事可以快速明白，盡量使用簡單易懂的詞彙，鎖箱制度就可以直接說是請對方公司將支票寄到郵局而非總公司，同事也能順利執行任務。所以，不用為了展示自己的專業能力而添加很多的複雜資訊，溝通的要點在於能讓雙方傳遞資訊，更有效率地分工合作，完成任務。
三、沒有注意同事情緒，把氣氛弄僵
John Rampton認為：「每個人都有表達想法的權利，但重點是要如何讓對方知道自己想法是什麼，如果不能注意到對方的情緒，那即使提出再好的策略，被拒絕的機會還是非常高。」所以，在團隊溝通時必須學會察言觀色，控制自己的語調語速，如果同事剛好被主管訓話結束，那就不適合討論太過嚴肅的話題或是下一個計畫，說話時也可以適時放慢速度，不要給同事太大壓力。
雖然我們無法掌控對方對我們想法的回應，但能夠盡可能地把外在環境導向希望的氛圍，配合對方的情緒選擇話題，使溝通更順暢。
四、沒有專心聽對方說話，造成理解落差
有些時候我們會無法專心聽同事分享工作內容，或許是因為已經假設他們要說什麼而不想聽，或是在想要怎麼回應他們。這就像是在看文章時，只看開頭前幾句就直接猜測整篇文章大意，沒有耐心看完整篇而隨便敷衍。但是這樣的做法很容易會對彼此產生誤解，在還沒有真正了解之前就下定論，甚至可能破壞團隊和諧。
因此，建議在對談時要靜下心來，放慢談話速度慢慢引導彼此進到同一個脈絡裡，可以適時問問題確認對方真的了解剛剛的計畫內容，在有限時間內進行最有效率的溝通。
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