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權威強勢型、不切實際型⋯ 4大訣竅,搞定開會時「最難溝通」的主管

SmartM/彭書耘
2017-05-30
權威強勢型、不切實際型⋯  4大訣竅,搞定開會時「最難溝通」的主管
圖片來源 : rawpixel
和主管開會,如何達到整合溝通?鉅細靡遺地蒐集資料?還是製作精美簡報?比上述兩者更重要的是,下任何苦功前,先掌握主管個性!不同類型的上司在意的重點與地雷也不一樣,職涯顧問Dana Brownlee透過實務和顧問經驗,歸納出四種不同的上司和反應及應對技巧,以利於向上溝通時達到最大效果,同時也能跟上司保持好關係!

1.權威強勢型》建立規則輪流發言

有些上司會用強勢的氣場壓制周圍下屬,讓大多數人不敢發言,會議看似非常順暢進行到最後,但沒有人敢出聲表達意見或對上司提出問題,鴉雀無聲地坐著並非長久之計。此時,和同事及老闆之間協調輪流起身發言會是一個好辦法。
「輪流」和「起身」都有其重要的意義:輪流發言讓每位參與會議的人都有相同發表意見的權利,也不會因為害怕發言而作罷,當會議做了這樣的規定,上司也會靜靜地聽取大家發言。起身則是給予上司心理上的壓迫感,並且在起身的當下即能取得會議的主導權,藉此提升自己的士氣,同時消磨些許上司帶來的壓迫感。將兩個元素運用得當,會議中的氣氛將不會再這麼緊繃。

2.不切實際型》善用問題引導走向

一個雄心勃勃的上司總是會樹立崇高目標,有抱負雖是件好事,但若沒有提供完整想法或評估可行性,會變成不合理的期望轉而壓迫在下屬身上。要喚醒深陷在遠大夢想的上司,可以透過具分析性的問題來引導想法。例如,某個項目將讓公司花費300萬元,是一項有風險的投資,此時透過詢問企劃現況、負責人員、風險評估或未來期待走向等,透過問題表達對於目標的擔憂;若要進一步說服上司,從旁提出事實和近期結果支持,看似委婉卻正中紅心的發言便能使上司靜下來,再想想可行性,會議也得以持續進行其他討論。

3.躊躇不定型》提供未來方案想法

有些主管不喜歡給予明確的指令與想法,可能給出模稜兩可的企劃走向,這時部屬若沒有站出來聚焦、釐清方向,未來執行的壓力仍會落在自己和同事身上。為了讓上司的目標更明確,可以用多種方案討論的方式提供他思考的方向。聽取上司對現況的說明後,建議與同事商討出今後走向,當架構成型,上司便能比較容易認清自己的想法,同時給予更精確的指示;若他仍無法斷定,僅須提醒他以期待的成果來思考,透過結論反推回正確的執行方式,會議便能逐漸得出結論。

4.固執己見型》事先蒐集團隊意見

溝通的上司便是此一類型,總是認為自己的看法不容質疑,認為沒有下屬的想法能撼動他。建議採取提前預備的做法,便是在會議前確認上司和與會同事對於討論主題的想法。將所有人的意見集合起來,整理出一簡潔且有利的提案,上司發表完後便可伺機提出,上司反駁的同時也能由其他人做補充,採取團體回應的策略。即使是剛愎自用的上司,經過大多數人的說服,也存在立場被軟化的可能。
與上司溝通是一大課題,如何在會議中用正確的方式與上司交,更是需要透過分析和練習後才能慢慢達成。透過四種上司的分類和四種教戰應對,相信能讓會議中的向上溝通更順暢。
 
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