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工作遇到狀況,向主管求助的5個眉角

SmartM/許博涵
2017-10-26
工作遇到狀況,向主管求助的5個眉角
圖片來源 : geralt
在職場上,難免會遇到一些無法獨自解決的問題。想請示主管,但目前狀況讓自己完全沒有頭緒,如果繼續拖延下去可能導致無法挽回的結果但無助地去尋求協助又怕被當成是沒有工作能力的下屬。面對這樣的窘境,the muse專欄作家KAT BOOGAARD提出,向上司請示時的五個技巧,不僅避免被當成笨蛋,同時也成功解決工作困境。

1.依急迫性決定電郵報告或是面對面

請求上司協助時,首先必須依照事態的急迫性選擇聯絡的方式。很多人會選擇電子郵件的方式,因為這避免了面對面的尷尬,而且可以在寄出前反覆斟酌內容,避免因緊張而口誤的現象發生。另外,使用電子郵件告知上司還有一個好處,那便是可以讓上司在短時間內瞭解自己想要傳達的意思,避免佔用上司過多的時間。
然而,當問題很嚴重且具強烈急迫性時,直接找上司報告是一種較佳的方式,因為電子郵件的收發不那麼即時,一來一往的信件回覆很可能措施解決問題的最佳時機,造成更不可挽回的結果。

2.準備充足資料,避免一問三不知

向上司報告時,最忌諱的就是一問三不知的反應,即便無法提出最佳的解決方案,至少也需對事件始末做功課。除了完整講述出事件發生的原因,同時要提到自己曾嘗試哪些方法解決問題,是否有人讓這件事的情況更加惡化,必要時還可以加上圖片做說明。不要只是將問題丟給上司,這只會凸顯自己的無能。盡可能地描述問題,讓上司能在最短時間內掌握所有情況。

3.明確指出可能的風險與威脅

有一種最要不得的情況,是當員工明知事態已經十分嚴重,但害怕上司的責罵,又或是害怕承擔責任,因而刻意隱瞞真實情況,讓公司無法在第一時間解決問題,導致更嚴重的後果。
既然問題已經發生,即便讓人不想面對,但是一的逃避並無法解決問題。相反的,在向主管彙報時明確指出潛在的危險,也許對公司營收或是品牌形象的衝擊,又或是顧客滿意度的下滑。基於這些分析,主管可以準確分配資源以及調度人力,降低結果嚴重性。而事實上,當員工願意老實說出問題時,主管應該要感到慶幸,因為至少下屬願意講出真相,不讓主管成為全公司最後一個發現出包的人。

4.不要急著說對不起,正面感謝上司的協助

毫無辦法就找上司的情況下,很多人會覺得十分彆扭,甚至開始否定自我的能力,因而習慣性地說出「對不起」這三個字。然而,人總會遇到自己不擅長的事物,沒有人可以十項全能、樣樣精通。在請求上司協助時,比起說「很抱歉打擾你,但我真的知道該怎麼辦」,倒不如說「非常感謝您的協助,我會以這樣的方式來回應客戶」,正面感謝上司提供的資訊,這更讓人感覺自己是值得信任的。

5.記錄下解決過程,培養危機處理能力

初次碰到問題,不知道如何解決是很正常的,但若一再問相似的問題只會讓上司感到厭煩,更落實了自己沒有能力的名聲。因此,在上司講述解決方法的同時,一定要認真地記錄下來,並內化成自己的知識,當下次碰到類似的問題時就可以主動出擊、獨當一面了。
上司求助的過程很容易打擊一個人的信心,然而問題發生時自己也別無選擇,必須倚靠上司的經驗與智慧來解決問題。在事情沒有更嚴重前,深吸一口氣,按照這五個步驟,勇敢敲一下主管的門吧!
 
 
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