SmartM 人才培訓網

建立工作規律,就是效率管理的最好策略

SmartM/林孟嫻
2017-12-20
建立工作規律,就是效率管理的最好策略
圖片來源 : mohamed_hassan
你會做時間管理嗎?或曾經嘗試過,卻以失敗告終?
無論身處何種職位或身分,時間管理絕對是每個人都需要學習的課程。透過網路,我們可以查詢到許多時間管理的策略或技巧;但是,在嘗試時間管理的過程中,「預料外的突發事件」、「工作份量比自己預期中重/高估自己的工作能力」或「狀況不理想」,三大原因常打亂我們的工作步調,讓時間管理的成效大幅降低。
對此,《The balance》網站特別歸納許多時間管理技巧背後的重要概念,並整領成四大重點,幫助讀者們掌控時間,做好規劃。

一、別對管理技巧過度「迷信」

有些人會「過度迷信」時間管理技巧,認為只要照著規則和步驟做,就能提高工作效率及成效。但是,時間管理技巧並非萬能,它的目的是幫助使用者改變「自己」,而非改變「工作內容和擁有的時間」。
若使用者不下定決心改善工作態度及習慣,那遵守再多的技巧,也無助於提升工作效率。就像抽菸酗酒者,無論吃再多的營養食品,也無法避免生活習慣對健康帶來的傷害。

二、了解自己「如何浪費時間」

要提升工作效率,就要先了解自己平日的工作習慣,還有自己是否常有意無意地「浪費時間」。《salary.com》網站對750位上班族進行訪問,發現89%上班族都承認自己上班時,曾花時間在不相關的活動上。其中,31%的受訪者更評估自己每天會浪費一小時的時間。以這個數字推算,這些上班族一周內,就浪費了5小時的工作時間,對工作效率有非常負面的影響。
對此,《The balance》建議讀者每天定時記錄,自己完成了多少任務和每項任務所花的對應時間,觀察自己是否有注意力不集中的狀況。若狀況屬實,則需要設定目標,降低每天浪費的時間。此外,在上班時關掉臉書、LINE等構成分心的因素也能大幅提升專注力。

三、建立工作規律

除了分析工作中的時間管理,《The balance》建議拆解自己的工作過程:觀察工作中哪個階段花的時間最多,並思考如何優化工作方式。將工作內容細分成不同的過程,不僅能更加掌控自己的進度,也能了解自己哪個部分效率不夠、需要加強。
此外,執行每項任務前,固定做個簡單的「暖身」:像五分鐘的運動或聽一首音樂等,也能讓自己更快做好準備,進入工作狀態。不會分心一陣子,發現時間不夠時才全力工作,導致工作壓力增加。

四、別浪費時間「等待」

工作中,常有需要「等待」的時間,如文件要等主管審核、合約要等客戶過目等;此時,「枯等」絕對不是最好的選項。
上班族可以彈性調整之後的進度,在等待的時間優先處理其他任務。這樣不僅能加快工作效率,也能養成不浪費時間的習慣。
 
 
延伸閱讀
參考資料
嚴禁抄襲,未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。

關注工作、管理、商務情報

親愛的讀者,歡迎加入「SmartM人才培訓網」Facebook粉絲團,每天更多豐富的工作、管理、商務報導等你關注與分享。

加入Line帳號,關注最新的工作、管理、商務情報,學習不間斷,精采文章不漏接。