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新書搶先看》用「IPO」工作術,培養高效工作4大能力

清水久三子
2018-03-16
新書搶先看》用「IPO」工作術,培養高效工作4大能力
可能有不少人即便想脫離忙碌的狀態,卻不知該從何下手吧,雖然方法百百種,但本書介紹的解決方案非常簡單且強而有力,那就是—「消除瓶頸」。
有些人可能對「瓶頸」這個詞不太熟悉。瓶頸指的是「瓶子靠近瓶口較細長的部分」,為了讓液體可以慢慢的少量流出,因此瓶頸比瓶身細長,具有攔截水流的功能。用在工作上,指的是降低整體效率、拉慢往前移動速度的主因。
用高速公路來比喻的話,車道縮減、收費站、車禍事故等都是瓶頸,是造成車流回堵的原因,這些例子應該很好理解吧。日常生活中,也潛藏著各種妨礙工作順利進行的瓶頸。
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什麼是「IPO」思考法?

在此為各位介紹「IPO」思考法,當你想找出潛藏在工作中的瓶頸,進而實現高效率、高品質的時候,這個思考方法非常有幫助。
IPO並不是指初次公開發行的股票,而是粗略的工作步驟,即便看起來非常複雜的工作也是一樣,幾乎所有的工作都是依據「輸入」(Input)、「過程」(Process)、「產出」(Output)的流程進行。
  • 在「輸入」的階段,必須釐清必須做與不必做的工作,並準備好工作所需的資訊與工具。
  • 在「過程」的階段,整理、加工手上的資訊與想法,並且具體化。
  • 最後於「產出」的階段,將之傳遞給目標對象,做出成果。
IPO雖然是非常簡單的思考方法,但是在尋找妨礙工作效率的瓶頸時相當有效,本書則再加上「身心狀態」(Condition)項目,增加找出真正工作瓶頸的機率。人類無法像電腦一樣,隨時都能處於穩定的狀態處理事情,如何維持並增加精力與體力,也是生產力的關鍵因素,因此不可輕忽「身心狀態」。
集中於「輸入」的人,工作與事物多到滿出來,發生了阻塞的狀況。集中於「過程」的人,工作及孕育點子的方式沒效率、成效差。集中於「產出」的人,因為無法滿足主管跟顧客的期望,因此時間被各種「重做」吃掉。集中於「身心狀態」的人,精力及體力超出負荷,追趕不上工作所需,因此無法維持一定的工作速度。

四大能力,提升工作品質

透過學習「選擇力」「處理力」「突破力」「持久力」四大能力,提高你的工作速度及品質,而這四種能力也有助於消除「IPO+身心狀態」瓶頸。
第一個能力「選擇力」指的是:丟掉不必要的東西或工作任務,將精力集中於最重要事情上的能力。如果工作太多,或是根本就走錯方向,即便工作效率再高,到頭來也只是白忙一場。而且龐大的資訊與雜亂無章的東西,會妨礙判斷及工作起步的速度。選擇應該做的事與必須的工具,是避免工作時猶豫不決,能夠集中火力於一件事情上的必要能力。
第二個能力「處理力」指的是:整頓好「時間」「習慣」「思考」,使必須做的任務可以更快、更有效完成的能力。杜絕妨礙思考的各種誘惑,將注意力集中於眼前的工作,能飛快的提升你的工作品質。讓思考的品質達到最高水準,可以提高兼顧工作速度及品質的可能性。
第三個能力「突破力」指的是:回應對方的期待,在最短的時間內讓對方點頭說好的能力。沒有工作是一個人能獨立完成的,若無法符合客戶或上司的期望,即便工作速度再怎麼快,最後還是必須重做,結果只是浪費時間。「突破力」也可以避免執行階段不必要的衝突,讓自己的意見容易被接納。
第四個能力「持久力」指的是:維持穩定高生產力的重要基礎—「身心狀態」的能力。人一旦忙碌起來,就容易改變作息、忽略運動的重要。但實際上,工作能力越好的人,越是注重身心健康。
像作家村上春樹就是有名的例子。村上在成為全職作家之後開始慢跑,但他是為了寫作而跑,而不是為了健康而跑。他在著作中這樣寫道:「『基礎體能』是孕育創造力不可或缺的必要項目之一。」(本文摘錄自《從此不加班的IPO工作術》序章,方智出版社)
書籍介紹
作者:清水久三子
出版社:方智出版社
出版日期:2018年3月
清水久三子
2005年起,受總經理「請培育優秀專業人才」之命,擔任企管顧問服務暨系統整合部門的人才培育主管,顧問諮詢經驗超過5000人,並策畫系統工程師人才培訓計畫,擔任教育訓練的企畫、教案開發與執行,成功案例被多家媒體採訪報導。
2013年獨立創業,現以撰稿、演講、研習培訓為主要業務;每年撰寫4本以上商業企管書籍,並於日本各地舉辦講座及研習營,營業額持續成長。2015年,為推廣工作的多元化,以及平衡工作與生活,創立了Organize Consulting公司,提供提升創造力和生產力的訓練課程與服務。
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