SmartM 人才培訓網

如何給出有「建設性」的意見?

SmartM/向敏萱
2018-04-25
如何給出有「建設性」的意見?
圖片來源 : rawpixel
職場上的意見回饋對建議者和接受者來說,都是相當寶貴的經驗。一個能夠鼓勵員工勇於批判、善於回應的職場環境,將有助於提高生產力和快速成長;接受回饋的人能夠因此從中學習,而給予回饋更是一種學問:除了要有批判與獨立思考,能夠提出具體、精準的建議,更要懂得說話的藝術,絕對不是用籠統的「你做得很好!」或「我覺得還有進步空間」就能夠使雙方成長。
本文整理出4個步驟,從觀察、思考、用詞以及回饋的表達,讓職場工作者們能夠對他人表現給出有建設性的正向回饋,優化職場環境,彼此相互成長。

Step1》平常就要養成觀察的習慣

在給予他人評論時,第一個重要觀念就是:一個有建設性的回饋並不是在幾秒鐘的思考就能夠完成的,而是來自在各個小細節、瑣碎卻連續性意見的總結。因此,不管對方的行為表現是正面還是負面,在當下無法立即給予建議時,應該立刻記下來作為正式或非正式檢討時的一個參考。
這樣可以讓提出的建議有具體的行為事件佐證,更避免一般性的籠統評論;這亦提醒我們應時時專注於他人的表現,才能夠培養足夠的觀察力和具說服力的論點。近年來更有許多公司為了鼓勵員工創造友善的職場回應,會祭出獎勵方式,並鼓勵多位員工同時針對一項表現發表回饋,讓彼此交流意見,給出精準且具體的反饋。

Step2》調整心態,幫助別人而非找碴

在明白自己要說什麼了以後,千萬別不經思考和修飾直接給予回應!給予對方評論的心態應該是出自於關切,「希望他能夠更好」而非「找碴挑錯」;而在讚美之處的心態亦應該是告訴對方「做了什麼值得他人學習」而非跟他說「哪裡有做好」。不同的心態會影響到評論者的用字,亦會給予聽者不同的感受。建議多使用具體的動詞,將他人的成就與能力融入評論。而比起「好」或「優秀」等術語,評論者應該選擇更可以衡量、行為取向的語言例如「掌握…關鍵」、「達到…」、「展現…特質」等具體的動詞。

Step3》正向循環,給意見後要尋求回饋

評論本身也是需要討論的!在做出評論後,應該鼓勵他人發表回饋,查看自己是否有所偏頗。這樣的程序在團體中更能看見效果,員工亦可以共同針對問題激盪出不同的想法、並找出解決方案;但必須注意的是,當討論變得激烈時,應該適時地暫停、冷卻情緒,避免不當的用詞和評論破壞原本友善的職場環境以及氣氛。

Step4》正評做結,互相提升讓彼此進步

不論在什麼樣的情況下,在整個回饋的結尾,盡量都以正向的評論作結,為整個對話討論畫下一個好的句點吧!回饋的立意在於讓員工能夠更進步,因此不論是針對好的評價提供額外的幫助,或是在給予改善建議後提升對方士氣,整體正面總結不但是對他人的尊重,更能夠給予對方信心,並維持良好、友善的職場回饋關係。
 
 
延伸閱讀
參考資料
嚴禁抄襲,未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。

關注工作、管理、商務情報

親愛的讀者,歡迎加入「SmartM人才培訓網」Facebook粉絲團,每天更多豐富的工作、管理、商務報導等你關注與分享。

加入Line帳號,關注最新的工作、管理、商務情報,學習不間斷,精采文章不漏接。