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向主管簡報卻被點名「不夠到位」?打破迷思:講重點並不是簡短就好

SmartM/賴聖美
2018-07-09
向主管簡報卻被點名「不夠到位」?打破迷思:講重點並不是簡短就好
圖片來源 : rawpixel
有效率的溝通可以帶來許多正面影響,而與主管溝通順暢會帶來互利的結果。好的關係也是建立在良好的溝通基礎上的,因此,向上溝通是各個職場工作者須要必備的技能。以下提供與主管溝通過程的「時間、論點、情緒、結果」4面向的技巧。

1.把握時間:別重述「已知事實」

當你在與上司溝通的時候請記得:花的是兩個人的時間,在這場對談之前雙方可都為此調整了自己的計畫,特別空下時間,因此,溝通的時光更加需要珍惜。身為報告者的你,事前準備要點是必須的!然而,在整理這些論點時,也需要濃縮精華,使每一個報告的要點都是上司「未知」的事情,而非重述已知的事實。若對話中有過多的重複事實,這樣對上司來說只是花了時間,把他腦中的知識再複習一遍而已。
舉例而言,今天要報告的主題是「什麼原因讓你這次業績無法達標?」若你提到的原因重點是「經濟不景氣」,但大局面的局勢是眾人皆知的事實,上司希望聽到的不會如此。因此,這時的你適合分析個人遇到的案件狀況,直接告訴上司不知道的事情。

2.陳述論點:不誇飾!保持客觀

不論是呈報突發事件或是業務進度,與上司溝通的原則是「100%的正確性」。不正確、不確定的事情別輕易說出,也避免誇大事實。發表個人觀點意見時,切記要把「事實」與「個人分析」清楚區隔開,在陳述一件事情之前有個人立場時很容易把自己的觀點投入事件,如此以來這就不是客觀的事實,而是參雜著尚未發生的主觀意見了!當你加入個人意見時,必須讓上司知道是你「個人推論」的論點,若「事實」與「個人意見」兩者混淆,可能會使他人誤判情勢,造成公司損失。

3.持穩情緒:別激動!回饋不是批評

情緒智商EQ與工作能力有密切的關聯,與上司溝通的過程中保持冷靜分析也是個人能力的展現方法之一,與上司對談時若處於過度激動的狀態,可能會讓聯想到你與客戶溝通時是否也會如此的激動。
當上司開始分析你的弱點、給予意見回饋時尤其容易激動,你可能會覺得上司誤會你、批判你的作為,因而想要辯駁,但是其實這些意見回饋是由第三方看到的事實,這也並不代表否決你的論點,這比較像是提出他們心中的疑問、從他人的觀點給更多元的想法。
因此,在面臨上司的意見回饋時,記得保持冷靜、別認為他人給予的意見回饋都是在否定你的作為。

4.拿出結果:適時提出解決方案

當你講述事實、上司給與回饋後,事情來到「問題解決方案」的時刻,這時,你可以綜合以上上司提到的建議、已知事實、你個人觀點,從中想出一套解決方案。別只當接收者,接受上司所構想出來的解決方案,結合討論過程中的細節後,你也可以成為問題的解決者。舉一反三,就能上司知道,你很認真的對待這段溝通,也有能力想出想出解決方案。
綜合以上「時間、論點、情緒、結果」4面向與老闆溝通的技巧,讓你與上司的溝通更有效率,也為自己在上司面前營造良好形象,展現自我的能力。好的辦公室關係是建立在良好的溝通基礎上,因此不論是在哪個職位的職場工作者,「向上溝通」是每個人都必備的技能,也是終生需要培養的能力。
 
 
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