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如何整理會議筆記更有效率?不要留下會議筆記

EsorHuang(異塵行者)
2018-08-09
如何整理會議筆記更有效率?不要留下會議筆記
圖片來源 : pixabay
你有沒有遇過這樣的情況:開會時,把主管交代的事情都寫到這次會議筆記中,但等真的做任務時又常常漏東漏西?明明我很認真做筆記,是哪個地方搞錯了呢?
我自己也曾經遇過這種情況,開會時,筆記寫了一大串,但真的執行時,不一定有效率,還可能漏掉之前說好要做的事情。因為事實上,我們真的在執行任務時,不一定會記得回頭去參考之前每一次開會寫下的筆記(而如果這樣做,又是很繁瑣的工作)。
於是我開始發現,開會後留下一則一則會議筆記,不一定是好事。
這篇文章,可以看作是之前「高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已 」所提最後一個步驟:「討論接下來每個人的下一步行動」之後,更關鍵的高效能習慣補充。
怎麼說呢?
情況一,假設現在開一個檢討會議,主管針對我在進行的多個專案、任務,分別給了提點: A 專案請你到時候記得申請某份 A 表單、 B 任務要結案時要給一個結算報告、 C 任務執行過程中要記得做一個 C 步驟。
我於是打開筆記本,在一頁空白頁面寫下今天開會的每一個行動指示。
但問題是,這些行動分別屬於 A、 B、 C 三件事,如果我把它們都寫在今天的會議筆記,這樣不就表示我在做 A 時要看一下今天的會議筆記,做 B 與做 C 時也都要看一下今天的會議筆記嗎?這樣當然容易漏掉,而且沒有效率。
情況二,假設現在開會討論同一個專案的許多執行細節,合作夥伴彼此之間討論了許多環節下需要的執行步驟:在 A 階段可以試試看下廣告,在 B 階段記得要先完成市場分析,在C階段最後一定記得邀請推薦人。
我於是打開筆記本,在一頁空白頁面寫下今天開會討論到的每個行動步驟。
但問題是,這些行動並非連貫執行的,他們分別是專案在不同階段下的某個步驟,如果我只把他們寫在今天的會議筆記,又怎麼會在真正執行專案時,記得去執行這些開會討論到的步驟呢?
 
所以問題是什麼?
問題可能是,我們以為開會就在寫一則好的會議筆記後結束了。
然而其實事情還沒結束,當我們在一則好的會議筆記中,總結了這次開會決議的各種行動後,並非把這些行動留在會議筆記,而是要:

讓他們回歸到各自專案、任務的行動清單中。

以前面的情況一來說,就是把主管交代的三件事,分別寫回自己 A 專案、B 任務與 C 任務的行動清單中,排入正確的位置,這樣到時候 B 任務進行到最後,自然會看到最後一個行動是要製作結算報告。
以前面的情況二來說,既然都是同一個專案,就不是每次都新增一則會議筆記,而是直接把討論的行動,插入這個專案原本的流程步驟中。
當然,有時候需要「做出一則會議筆記留存」,那也無妨。
但更重要的是,不要讓自己回頭去看會議記錄來行動,而是把決議的行動,拆解後真正放入他們各自的專案步驟流程當中,納入你真正的待辦清單中,這樣才能真正有效率,並且更輕鬆地去執行他們。

拆掉會議筆記,讓行動回歸到真正專案流程的正確位置上。

你有沒有遇過跟客戶開會,客戶看似在一張紙上拚命做筆記,但結果最後真正在執行時,你還是要每個環節都提醒他之前會議確認的事項?
或許問題就在於,不是他不會做會議筆記,而是他沒有真正把行動放入專案流程中!
 
 
 
 
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原文出處
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