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新書搶先看》如何落實全員管理制,讓團隊達到共同目標

尤塔・埃克斯坦(JuttaEckstein)、約翰・巴克(JohnBuck)
2018-08-24
新書搶先看》如何落實全員管理制,讓團隊達到共同目標

開放空間技術

在實施敏捷、超越預算模型或全員參與制時,經由定期舉辦開放空間會議,可以讓檢視和調整的過程關注於顧客身上。儘管開放空間會議中的主題往往著重於顧客,但顧客導向並不是其中某個主題的先決條件。因此開放空間只是引導的一種工具,並沒有提供顧客導向的具體指南。

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有些公司已經開始使用開放空間的概念來組織自己公司的架構,例如維爾福公司。開放空間指出了其他流派沒有提到的觀點:熱忱的重要性。常常會有主管問到「如何才能在工作中與志願工作有相同的熱情?」。如果沒有開放空間的啟發,主管們就需要自己去尋找激發熱情的方法。幸運的是,人們會自然關切他們工作的價值與意義,這對主管來說是個好消息,運用開放空間可讓人們以團隊的形式直接去追尋對他們有價值和意義的工作。

你可以在開源程式碼(Open Source)裡看到人們的熱忱,同時也擔起責任,這稱為「使命感」。例如當萊納斯托伐(Linus Thorvald)想要使用更好的作業系統時,他開始開發Linux並對外宣布他的計畫,吸引了許多人自願協助他。一般來說在實踐開放空間型組織的公司中,如果有某個員工發現顧客的需求沒有被滿足,該員工將會開始研究並提出解決方案的建議,這時如果有足夠的人願意前來協助,這群人將組成團隊來提供顧客所需的產品或服務。他們並不需要事先取得許可來做這些事情。

讓開放空間型組織可以保持關注顧客的方法之一,是邀請顧客加入一同協作和設計新產品。所以開放空間提供了一種特別的方式,結合顧客導向、新想法的湧現、和使命感

全員參與制

如同敏捷及超越預算模型,全員參與制也強調了顧客導向的重要性。全參制將顧客導向視為一個系統上的問題,所以它使用架構來把這個概念應用到整個企業中。這個架構對於解決股東和顧客之間的利害衝突特別有幫助。

共同目標

全員參與制非常重視共同目標,因為它將團隊凝聚在一起並決定如何運行團隊。共同目標必須是「提供顧客理解與渴望的產品或服務」,因這是和顧客雙方交流的基礎。團隊向顧客提供產品或服務,從顧客那取得各種形式的反饋,如金錢、其他產品和服務、或是沒辦法量化的反饋,如獲得產品或服務時的表情或心情。這個「共同目標」是顧客所期望的團隊產出,從中我們可以逆推所需的銷售、生產和交付流程。
對於這個線性過程,我們在每一個步驟添加流程控制的封閉反饋環路,和一個與顧客間的開放反饋關係。全員參與制中的模式儘管使用了不同的術語,但其本質和敏捷中的模式是一樣的。關鍵是企業必須盡一切所能來獲得顧客的反饋,還要預測顧客需求的演化方向,甚至是革命性的需求翻轉。
我們對這個線性過程添加了反饋回路。即把系統的輸出反饋到其輸入,在其中也可能涉及子系統的回路。為了便於理解,全員參與制將「輸入、子系統、輸出」稱為「指引、執行、測量」。還有許多不同的術語用來描述反饋環路。例如戴明循中是「規劃、執行、檢核、行動」(Plan, Do, Check, Act),而敏捷中的版本則是「規劃、執行、檢視與適應」(Plan, Do, Inspect & Adapt)。敏捷版本透過「檢視」將學習融入到循環中。全員參與制則將學習融入到一個獨立的流程稱為「發展」(Development),這是系統性地展開系統結構的流程。
反饋是一個基礎的模式,它意味著生產流程中的每一個步驟都應該有一個反饋回路,透過擬定正式或非正式的政策規定、程序和工作指南,也持續衡量這種種指引的有效性。當這些反饋回路做得到位,就可以保證穩定與高品質的結果。(本文摘錄自《原來你才是絆腳石:企業敏捷轉型失敗都是因為領導者,你做對了嗎?》博碩出版)
 
書籍介紹
作者: 尤塔・埃克斯坦(Jutta Eckstein)、約翰・巴克(John Buck)
出版社:博碩出版
出版日期:2018年6月
 
尤塔・埃克斯坦(Jutta Eckstein)
 
尤塔是一名獨立敏捷教練、顧問、培訓師、作者和演講者。她幫助了世界各地許多的團隊和組織實施敏捷轉型。她擅於將敏捷程序運用於中大型專案和分佈式執行關鍵任務的專案裡,並樂於分享她的經驗。她持有企業教練和變革管理碩士學位、產品工程文憑和教育學士學位。
她是敏捷聯盟(Agile Alliance)的成員,並於2003-2007年擔任聯盟的董事,同時也是多項美國、亞洲和歐洲大會的議程委員會會員,她也曾在那些大會上進行發表。

約翰・巴克(John Buck)

約翰・巴克是《我們人民:對深入民主的認可》的共同作者,一本關於全員參與制的書,全員參與制是一個架構和運營組織的可持續系統。換言之,全員參與制是一個為組織特設的民主形式。他是全員參與制社(The Sociocracy Group)的部門領導。全員參與制社社群是一家總部位於荷蘭的國際培訓和諮詢組織。約翰曾舉辦多次培訓研討會,並為多種企業策劃了實施全員參與制的專案。約翰的研究仍持續在進行。例如:他正在與富士通先進軟件實驗室合作開發泛微(Weaver),一個幫助改善會議進行的軟體,幫助不管是當面、網上或異步的協作。約翰・巴克擁有廣泛政府和企業的管理經驗,其中包含管理大型的資工專案。約翰是第一個受全員參與制圈圈組織方法認證的非荷蘭人。他也是全員參與制咨詢社(The Sociocracy Consulting Group)的創始人之一,這是全員參與制社的分社、總部位於荷蘭鹿特丹的國際咨詢社。他已成功將全員參與制介紹和帶入多家不同的企業和組織,幫助他們設計業務並透過「重組」其權力架構的方式改善團隊決策效率。

 

 
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