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跨部門交流更容易,橫向溝通3原則

SmartM/黃怡㛙
2018-09-18
跨部門交流更容易,橫向溝通3原則
圖片來源 : Pxhere
管理大師彼得.杜拉克( Peter Drucker )將管理分為五個維度,分別為:自我管理、對上管理、向下管理、橫向管理、對外管理。其中,「橫向管理」的目標對象為不同部門的主管或同事,通常是最需要花時間處理的關係。
一個組織集合了各種人才,為共同目標而努力,然而合作卻沒那麼簡單,不同部門間的推卸責任,或是同事間的互相推託,都使合作產生阻礙。因此如何處理橫向溝通,顯得尤為重要。

1.大雁法則:彼此協助,才能進步

在管理學上又稱作「雁陣效應」,大雁在飛行時總是結伴而行,以「人」字隊行編隊飛行。其原因在於:第一、這種隊形能在飛行中產生空氣動力學的作用,彼此創造上升氣流挾著同伴飛行。第二、飛行中的大雁會以鳴叫聲鼓舞飛行中的夥伴們。第三、當領頭的大雁累了,會退回隊伍的側翼,尤其他大雁取代牠的位置,繼續領飛。和單獨飛翔的大雁相比,與隊伍同行的大雁能多飛70 %的路程。
大雁法則告訴我們:靠著團隊間的協作,才能完成候鳥的長途遷徙。候鳥如此,團隊中亦是如此,部門之間的配合、同事之間的搭擋,才能使企業走得長遠。

2.主動出擊:表達關心與請求反饋

人際關係是基於「互動」而來的,互動不僅僅是在工作上,主動接觸、關心,將能拉近與同事之間的距離。談論與對方相關話題,讓對方感受到「被重視、關心」,如果不知從何開口,可以從彼此的工作內容上作為切入點,在雙方產生共鳴時,甚至可以開口向對方尋求意見與反饋,讓對方感受到「被需要」。這樣除了能讓對方工作更有信心外、對自己的好感提升外,適時的求救,還可能收獲意料之外的良好建議。

3.提出建議不馬虎:釐清狀況再開口

如果在不了解同事立場,或是選擇背後的動機時,貿然開口發表意見,很可能讓同事產生反感。因此,在提供意見之前,不妨試試豐田汽車的「五問法」。這項由豐田佐吉(豐田汽車創辦人的父親)提出的問題方法,旨在探究造成問題的「因果關係」。
在這項技巧中提出的「五個為什麼」,這個「五」並非一成不變的真理,真正的關鍵在於:避開主觀的假設和邏輯陷阱,從結果著手,順著問題的因果關係找出根本原因。簡而言之,在開口前,應先積極傾聽、提出疑問探究事情原貌,除了能表明對同事的關心外,還能對症下藥,提出言之有物的建議。

4.關鍵性技能:區別反饋與批評、讚美的差別

不論是讚美還是批評,其實都不算是「回饋」(feedback)!「回饋」指的是針對問題,不論是好是壞,提出見解或建議來幫助改善現狀。而純粹的稱讚或批評,只是對問題表象的好惡,無法提供實質幫助。
在了解這之間的差異後,下次在對同事提出見解前,不妨再想想其中有沒有包含到「回饋」的內容。無論是向共同合作的同事們,抑或上下階層之間的溝通時,掌握「回饋」的關鍵技能將能使職場溝通更順利。
 
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參考資料
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