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工作愈忙愈要會記重點,快速筆記任務的 4 個關鍵字法則

EsorHuang(異塵行者)
2019-01-03
工作愈忙愈要會記重點,快速筆記任務的 4 個關鍵字法則
圖片來源 : pixabay
工作很忙,每天開會時討論了許多行動,老闆與客戶臨時交代事情,我很認真的想要把他們都筆記下來。但事情太多、討論太快,來不及邊講邊做筆記,最後漏東漏西,事後還要再去詢問,對方就覺得我不夠專業,甚至以為我不夠認真。
你是否有遇過類似上面的處境呢?
這是「工作愈忙系列」的第二篇文章,(前一篇:工作愈忙愈要降低決策疲勞, 6 個方法避免選擇癱瘓)我想嘗試來解決忙碌職場工作者,會面臨的一些實際工作問題。
以及如何在忙碌現實中,找出自己的輕鬆有效率之道。
今天這篇文章,我想解決下面這些問題:
  • 開會討論時,怎麼快速寫下有效的下一步行動筆記,不讓會議開完後,大家都還不知道怎麼行動?
  • 老闆、客戶跟我交代事情時,如何快速紀錄對方重點,寫得快,而且寫得好,沒有漏掉關鍵,甚至當下發現對方遺漏的關鍵,即時提問,讓事情順利完成?
  • 我自己腦袋中迸出要做的事情時,也能快速筆記下來,並且事後看得懂自己真正要做什麼?(第三點可延伸參考:如何在只能使用手機筆記的時刻,快速把想法筆記下來?
這些問題,其實都可以在「書寫方法」上解決,只要在每次筆記任務時,根據下面四個關鍵字來書寫:
  • 行動:具體要做的是什麼行動?
  • 對誰:有沒有明確要對誰行動?(如果沒有,可省略)
  • 成果:具體要完成的是什麼成果?
  • 時地:有沒有明確要執行或完成的時間地點?(如果沒有,可省略)
原本可能只是「對方講什麼,我就拚命紀錄什麼」,或是「腦袋想什麼就原封不動寫出來」,導致任務愈寫愈長,但最後反而看不懂、寫不完、有遺漏。改成「只記錄四種關鍵字」,不成句子也沒關係,反正是在寫任務,不是在寫文章。要注意的是,這四個關鍵字預設的行動主角是[我],如果要記錄的是他人要做什麼任務,那就在開頭加上第五個關鍵字:[誰要做]。
 
舉一些例子來試試看,我利用大綱階層來做對比。上層是一般任務的描述,模擬他人交代時的語氣,或是開會討論時的內容。
下層則是利用「四個關鍵字」快速書寫任務:
  • 要用 Google 文件製作一份協同合作大綱,共享給某位作者,讓作者可以一起即時編輯,而且要在禮拜五前完成。
    • 共享 某作者 大綱協作 禮拜五前
  • 禮拜四之前需要去公司附近的某某銀行領出多少錢。
    • 領錢 某某銀行 多少錢 禮拜四
  • 要測試某軟體的功能,列出要寫的文章的大綱。
    • 測試 某軟體 大綱。
透過抓出「行動、對誰、成果、時地」四個關鍵字,精簡原本描述性句子,這樣可以節省紀錄的時間,而且未來還是看得懂要做什麼。

這個階段,要解決的是:能夠快速紀錄。

有時候,也不用四個關鍵字都寫,可能不需要對誰,沒有明確時地。但通常一定會有某個具體行動,以及這個行動要產生的成果。
你可以在四個關鍵字之間加上一些符號來區隔,例如逗點、冒號。不過我習慣用[空格],因為節省輸入時間,手機上打個空格也很方便,並且最後也還是看得懂。
這邊跳出來補充一下,這「行動、對誰、成果、時地」四個關鍵字的筆記方法,不只是書寫筆記時很有用,如果你會語音輸入任務」,那麼利用這四個關鍵字來思考,會讓你語音筆記的內容更精準、減少贅字。
像是在透過 Google 或 Apple 語音助理筆記時也很有幫助喔!
如果有些任務比較複雜,是一連串行動的結合,那可以先在第一行明確記錄「行動、對誰、成果、時地」四個關鍵字,再把連續的行動用大綱階層方式展開
舉一些例子來試試看。假設我想要在 1/20 前替換家裡的窗簾,需要先找窗簾廠商、挑選窗簾花色、約定好替換的時間等等。這時候可以快速筆記如下:
  • 換 窗簾 1/20
    • 找廠商
    • 挑花色
    • 約時間
因為第一句主任務,已經把行動、成果、時地等作了交代,後面就只要快速紀錄連續的行動即可。這樣一來,即使是複雜任務,也能快速做好筆記。我實踐這個方法一段時間後,又發現這樣的關鍵字筆記法,還有額外好處:不只是快速紀錄,更能明確可行。
 
很多時後討論一件事情,到了結論,雖然把方向記錄下來了,但其實根本不知道要「做什麼」,因為沒有問這四個問題:
  • 到底具體要採取什麼行動?
  • 有沒有要對誰去做?
  • 具體要完成的成果是什麼?
  • 有沒有限制什麼時候前完成?
所以當會議結束時,老闆交代任務完成後,我會檢查有沒有提到這四個關鍵字:「行動、對誰、成果、時地」,如果沒有,就立即提問。
 
或是針對這四個關鍵字去做進一步確認,像是要製作一份統計報告,「製作」是一個有點籠統的行動,不夠具體,所以我可能會進一步追問,是要「設計」圖表?還是「歸納」表格?或是「設定」統計公式?這樣一來,這四個關鍵字不僅幫我快速紀錄重點,還幫我找出遺漏的行動關鍵,於是這個任務變得更加知道怎麼去完成。
 
跟大家分享我自己筆記任務時的這 4 個關鍵字法則,試試看是否能幫助我們:
  • 快速記錄:花更少時間、寫更少字,來得及筆記,並且有重點。
  • 明確可行:不能太簡單卻沒重點、不能事後看不懂要做什麼,甚至主動抓出討論時遺漏的行動關鍵。
如果你還有什麼「工作愈忙」時,會遭遇問題,歡迎提出來,讓我們一起思考,找出可解決的辦法。
 
 
 
 
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