SmartM 人才培訓網

學會在職場精準陳述問題,活用「三段式架構」

SmartM
2018-02-20
學會在職場精準陳述問題,活用「三段式架構」
圖片來源 : Pexels
職場中大大小小的問題,如何在第一時間做精準陳述?在兩岸名師劉恭甫的【功夫線上學│解決工作難題的邏輯思考】課程中提到,看待問題上面,要有三個方式,這三個方式就是三段式陳述問題。把一個問題說清楚你需要具備三段,第一段叫現狀,第二段叫差距,第三段叫影響。

釐清三段式陳述的意義

為什麼要有現狀呢?你必須把現在發生什麼事說清楚。
為什麼要有差距呢?你需要知道現在跟目標中間的差距。
為什麼要有影響呢?你需要告訴對方,這件事情不處理會產生什麼影響。
舉個例,第一個現狀,幾月幾號發生了什麼事情?在哪裡發生而且這可能是第幾次發生了?差距,目前發生的狀況跟去年相比相差多少?或者是跟上個月相比 相差多少?第三個影響 必須明確地告訴對方,例如,告訴主管這個問題如果不處理,會產生什麼樣的影響?可能會產生一百萬的損失,還是產生十萬的損失。
如果要把問題說清楚、陳述清楚,這三個步驟缺一不可。

三段式陳述的功用

想想看,如果我們都只跟老闆報告現狀,他沒有辦法判斷哪個問題要先解決,所以他要解決之前,要先去想如果不解決這個問題,會有什麼樣的影響?對部屬來說,說出「影響」是幫助主管做決策。
第二個如果沒有陳述差距,主管一定會想這個問題發生了,跟原來目標相差多遠,如果目標相差一點點,他可能會想說或許還有機會晚一點處理,可是這件事情如果跟目標相差很大了,他可能要立刻處理,所以「差距」可以幫助主管做決策。
如果您是團隊的部屬,跟主管報告前,永遠想這三個資訊:現狀、差距、影響,幫助您的主管做好決策;如果您是主管,當您的部屬來跟你報告,永遠記得,引導他說出三段式的資訊,幫助您下決策。

部屬要學會三段式陳述,主管要引導部屬說出三段式陳述

這邊舉幾個例子,您可以試著判斷哪一個問題的描述比較好:當你的部屬來跟你報告的時候,他可能說:「報告老闆,去年的不良率有百分之三十。」這時候身為主管,你怎麼讓他的資訊越來越多呢?或許你會說:「再講清楚一點。」這時候他可能會說:「去年老王發現不良率百分之三十。」這個資訊陳述更好了,因為他多了who。
但是這還不夠好,真正好的報告方式應該要這樣:「2015年1月5號老王在某次會議中,發現什麼產品的不良率達到百分之三十,而這件事情可能已經不是第一次發生了,可能是第二次發生了。」這樣子的資訊進來之後,身為主管的您,是不是才有足夠的資訊來判斷這個問題嚴重不嚴重,所以這樣子的範例,可以幫助未來您的部屬做有效報告。
工作中,難題總是糾纏著你?30堂課程,教您如何簡化執行問題,用問題找方法,用方法找答案》兩岸名師劉恭甫(功夫老師)親授【功夫線上學│解決工作難題的邏輯思考】
 
延伸閱讀
嚴禁抄襲,未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。

關注工作、管理、商務情報

親愛的讀者,歡迎加入「SmartM人才培訓網」Facebook粉絲團,每天更多豐富的工作、管理、商務報導等你關注與分享。

加入Line帳號,關注最新的工作、管理、商務情報,學習不間斷,精采文章不漏接。