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用盡100%力氣只會提前陣亡!處理事情又準又好的5%效率工作法

SmartM/丁尹涵
2018-07-26
用盡100%力氣只會提前陣亡!處理事情又準又好的5%效率工作法
圖片來源 : rawpixel
在職場中,種種因素影響工作效率,許多工作者明明與其他同事擁有一樣的上班時間,卻還是覺得不夠用。花了很多時間心力,事情仍然做不完,無形中增加壓力,導致惡性循環。
職場作家Gwen Moran整理4位CEO的成功經驗與方法,讓工作者有效提高生產力,擺脫加班陰霾。

1.找出效率高峰時段

目標投資平台Ellevest的執行長Sallie Krawcheck建議工作者,找出自己的效率高峰時段,並根據這段時間安排一天的工作。將效率高峰時間留給較困難的工作任務,便能在較有動力的時段完成工作。例如,若是在早上最有工作效率,便一進公司就著手最複雜的工作,將輕鬆的留至下午或傍晚完成。自由工作者若是在深夜最有靈感,也可以將工作安排在此時段完成,或是準備紙筆在床頭,就能隨時將點子記下。

2.把握5%原則

健身訓練品牌Fit Body Boot Camp的執行長Bedros Keuilian提出了5%原則。許多有完美主義的工作者,總是希望能親力親為將所有工作做到最好,卻沒注意到時間與能力的有限,因為身上攬了超出能力範圍的工作而無法將每件事情都做好。5%原則便是想提醒此類工作者,接受團體領導者的分工,專注在公司所有工作中的5%,也就是適量分配到自己手中的任務,如此一來就能投入100%的精力把事情完美解決。

3.設定明確目標

創意料理餐廳Levy Restaurants的執行長Andrew Lansing提出設定目標 3步驟,幫助工作者提高生產力。
第一步:明確定義出團隊目標,確認團隊中的每個人都全心投注在此目標中。
第二步:確定此目標的願景,能夠想像出完成目標帶來的好處。
第三步:想出在達成目標途中可能遇到的困難,並擬好應對之道。
經過此步驟後,便能將目標清楚定義,有了努力的方向,也就能使工作者更有動力完成任務,更專注在手上的工作。避免花時間在不重要的會議、溝通上,提升工作效率。

4.寫出所有想法

專業雇主組織GEX Management的執行長Carl Dorvil 建議工作者將所有想法寫下,記錄思考過程以及待辦事項,便能時時檢視自己的邏輯及有效安排工作時程。若是沒有將腦中的想法整理出來,可能會因為腦中沒有系統、資訊雜亂無章而感到不安,擔心自己是否有工作尚未完成,或是忘了某個重要會議,將想法脈絡化,以便團隊溝通及調整。Carl Dorvil分享自身經驗,他表示自己在腦中一片混亂而找不到方向的狀況下,會請求熟悉自己的工作夥伴進行「腦內清空」。將所有想法寫下,一一檢視與討論,這種方法有效幫助他獲得建議以及進行溝通,也能讓自己感受到夥伴的力量,不再覺得是孤軍奮戰,能重新獲得動力面對挑戰。
 
 
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參考資料
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