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你的工作就是要不停講電話?試試這4招讓溝通更省時、到位

SmartM/賴聖美
2018-08-08
你的工作就是要不停講電話?試試這4招讓溝通更省時、到位
圖片來源 : Fotorech
天天電話接不停、打不停嗎,時間變得很零碎嗎?每天都會花時間於溝通之上,不論是與同事溝通或是客戶協調可能都會以電話溝通,因此,若能擁有良好管理通話效率,也能省下不少時間,讓自己把精力放在更重要的事情上。以下提供讓通話更有效率的4個方法。

1.事先計畫:預約通話、準備大綱

準備大綱:每通電話其實就如同一次的簡報會議,要在短時間內傳達自己的想法、結合其他人的意見討論出結果。因此,每通電話其實都和簡報會議一樣需要事先計畫,利用草稿、大綱,在打電話之前先寫下此次通話的重點,這能夠幫助你在通話中不離題,也能夠避免你漏掉細節。
預約通話:通話時間若較長(5分鐘以上)建議事前預約通話,如果未先預約在開頭時就應先告知對方本次通話的主旨大綱,並詢問對方是否方便通話,若不方便則另外約時間。

2.集中處理:挪出塊狀時間、專心通話

規劃專屬通話時間:規劃一段完整的「通話」的時間,如果你事先就知道有10通電話要打,那麼將這些電話集中在一段時間之內完成是一個不錯的方式,直接空下1 、2個小時一鼓作氣完成,如此一來可以避免工作時間一直被電話中斷。
雙耳傾聽、雙手記錄:在電話會議上你可能會需要記錄內容,因此,通話中也記得盡量空出手以便邊將通話內容記錄下來。若能以耳機通話,空出雙手會使你有更輕鬆的紀錄下重點。

3.黃金時段:把握早上8-11

把電話集中後,該選哪段時間呢?研究顯示早上較多人會在辦公室,許多會議都是在下午開始,尤其8-11為多數人進辦公室的時間,在此時打電話也較不容易撲空,對方也比較容易有空。在規劃一段完整的通話時間時,也可以從早晨的時段下手。
跨國電話也務必要注意時差,應以對方國家的黃金時段為主,避免在對方非上班時間或是假日時打過去,影響到對方的休息時間。另外,也須特別留意各個國家中不同地區之間的時間差。舉例而言,美國夏威夷就和美國東岸有8小時的時差。

4.清楚留言:語音訊息重複兩次

不論是語音留言或是講完電話後的總結,記得重複至少一次重點,可能是你的名字、電話、討論重點,重複提及可以讓對方知道這是重點,也可以讓對方在漏記你的電話時不用重聽一次整段語音訊息就能夠記下。
舉例而言,打電話時若對方沒接到電話或是由他人代接,這時,你可以這樣留言:「我是XX部門的ZZZ,這次來電是希望和你討論YYY,若方便的話今天下午可以回電,我的號碼是⋯⋯」最後將自己的電話號碼重複兩次,讓對方能夠得更清楚的紀錄。
不論是與同事溝通或是客戶協調可能都會以電話溝通,透過以上4個方法,提升通話效率,省下不少時間,讓自己不再被響不停的電話打斷。
 
 
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